Sistem Informasi Manajemen

BAB 5

IMPLIKASI ETIS DARI TEKNOLOGI INFORMASI

Pendahuluan

          Masyarakat secara umum memberikan perhatian terutama karena kesadaran bahwa komputer dapat mengganggu hak individu atas privacy. Dalam dunia bisnis, salah satu alas an utama perhatian tersebut adalah pembajakan perangkat lunak yang menggerogoti pendapatan penjual perangkat lunak hingga milyaran dolar. Bagaimana komputer seharusnya diterapkan untuk kebaikan masyarakat?

          Etika mempengaruhi bagaimana para spesialis informasi melaksanakan tugasnya. Adalah tanggung jawab CIO untuk mencapai etika dalam sistem yang dibuat dan orang-orang yang membuatnya. Untuk memenuhi tanggung jawab ini CIO dapat mengikuti suatu strategi yang terencana baik.

Moral, Etika dan Hukum

Moral

Moral adalah tradisi kepercayaan mengenai perilaku benar dan salah. Moral adalah institusi social dengan suatu sejarah dan daftar peraturan. Walau berbagai masyarakat tidak megnikuti satu set moral yang sama, terdapat keseragaman kuat  yang mendasar. Misalnya, anak-anak jepang di ajarkan untuk mengucapkan “terima kasih”

Etika

Etika adalah satu set kepercayaan, standar, atau pemikiran yang mengisi suatu individu, kelompok atau masyarakat. Etika sangat berbeda dari satu masyarakat ke masyarakat lain. Perbedaan ini di dibidang komputer dalam bentuk perangkat lunak bajakan – perangkat lunak yang digandakan secara illegal lalu di gunakan atau dijual. Pada tahun 1990, diperkirakan bahwa pembajakan perangkat lunak mengakibatkan penjual perangkat lunak AS kehilangan pendapatan tahunan lebih dari $40 milyar.

Hukum

Hukum adalah peraturan perilaku formal yang dipaksakan oleh ototritas berdaulat, seperti pemerintah, pada rakyat atau warga negaranya. Hingga kini sangat sedikit hukum yang mengatur penggunaan komputer. Hal ini karena komputer merupakan penemuan baru – umurnya hanya sekitar empat puluh tahun – dan teknologinya berubah sangat cepat selama periode tersebut. Sistem hukum sulit mengikutinya.

Tahun 1984, Kongrea AS menambah cengkeraman peraturan komputer dengan menyetujui tiga UU federal yang khusus diterapkan pada kejahatan komputer :

Ø  The Small Business Computer Security an Education Act menetapkan The Small Business Computer Security and Education Advisoey Council, yang dengan kejahatan komputer terhadap usaha kecil.

Ø  The Counterfeit Access Device and Computer Fraud and Abuse Act menetapkan bahwa seseorang yang mendapatkan akses ke informasi yang berkaitan dengan pertahanan nasional dan hubungan luar negeri tanpa otorisasi merupakan pelanggaran.

Ø  The Trademark Counterfeiting Act menetapkan sejumlah denda bagi orang atau organisasi yang memperdagangkan perangkat keras atau perangkat lunak tiruan, yaitu yang mirip atau identik dengan yang terdafar di US Patent and Trademark Office.

Etika bisnis AS didasarkan pada tiga keyakinan dasar – etika Protestan, etika pesaingan bebas, dan survival of the fittest dalam pasar kompetitif :

·         Etika Protestan : pandangan yang dikenal sebagai etika Protestan mendorong kerja kera untuk menghasilkan uang.

·         Etiak Pesaingan Bebas : keyakinan bahwa mementingkan diri sendiri tidak merugikan masyarakat.

·         Survival of the Fittest : (yang kuat yang bertahan) dapat diterima asalkan perusahaan bersaing secara wajar. Alasannya, persaingan bekerja sebagai proses seleksi untuk memangkas perusahaan-perusahaan yang memberi konstrbusi paling sedikit pada kebaikan social.

Bagaimana Budaya Etika Diterapkan

          Tugas manajemen puncak adalah memastikan bahwa konsep etikanya menyebar di seluruh organisasi, melalui semua tingkatan dan menyentuh semua pegawai. Para eksekutif mencapai penerapan ini melalui suatu metode tiga lapis, yaitu dalam bentuk corporate credo, program-program etika, dan kode etik khusus perusahaan.

Lapisan-lapisan tersebut :

• Corporate Credo adalah pernyataan ringkas mengenai nilai-nilai yang ditegakkan perusahaan. Tujuan credo adalah menginformasikan orang-orang dan organisasi-organisasi baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai niali-nilai etis perusahaan.
• Program Etika adalah sautu sistem yang terdiri dari berbagai aktivitas yang dirancang untuk mengarahkan pegawai dalam melaksanakan corporate credo.
• Kode Etik Khusus Perusahaan, diperkirakan lebih dari 90 persen perusahaan-perusahaan yang masuk dalam daftar Fortune 500 memilikinya. Sebagian perusahaan menemukan bahwa unit-unit organisasinya memerlukan suatu kode khusus tersendiri. Misalnya, pemasaran mungkin memiliki kode tersendiri yang disesuaikan dengan aktivitas pemasaran.

Alasan Pentingnya Etika Komputer

          Kelenturan logika adalah kemampuan memprogram komputer untuk melakukan apa pun yang kita inginkan. Komputer bekerja tepat seperti yang diinstruksikan oleh programernya. 

          Faktor Transformasi adalah alasan kepedulian pada etika komputer ini didasarkan pada fakta bahwa komputer dapat mengubah secara drastis cara kita melakukan sesuatu.

          Faktor Tak Kasat Mata adalah karena komputer dipandang sebagai suatu kotak hitam. Semau operasi internal komputer tersembunyi dari penglihatan. Operasi internal yang tidak nampak ini membuka peluang pada nilai-nilai pemograman yang tidak terlihat, perhitungan rumit yang tidak terlihat dan penyalahgunaan yang tidak terlihat.

1. nilai-nilai pemograman yang tidak terlihat adalah perintah-perintah yang programmer kodekan menjadi program yang mungkin dapat atau tidak menghasilkan pemrosesan yang diinginkan pemakai.
2. perhitungan rumit yang tidak terlihat bebrbentuk program-program yang demikian rumit sehingga tidak dimengerti oleh pemakai. Program-program ini umumnya model matematika kompleks atau penerapan kecerdasan buatan.
3. penyalahgunaan yang tidak terlihat meliputi tindakan yang sengaja melanggar hukum dan etika.

Hak atas Komputer

1. Hak atas Akses Komputer : komputer merupakan kunci mencapai hak-hak tertentu lain. Misalnya akses ke komputer berarti kunci mendapatkan pendidikan yang baik.
2. Hak atas Spesialis Komputer : kita harus memiliki akses ke para spesialis tersebut, seperti kita memiliki akses ke dokter, pengacara, dan tukang ledeng.
3. Hak atas Pengambilan Keputusan Komputer : Hak-hak ini dicerminkan dalam UU komputer yang telah mengatur penggunaan komputer.

Hak atas Informasi

1. Hak atas privacy : meningkatnya kemampuan computer untuk digunakan bagi pengintaian, dan yang lain adalah meningkatnya nilai informasi dalam dalam pengambilan keputusan. Pemerintah federal mengatasi sebagian masalah ini dalam Privacy Act of 1974.
2. Hak atas Akurasi : komputer dipercaya mampu mencapai tingkat akurasi yang tidak dapat dicapai oleh sstem nonkomputer.
3. Hak atas kepemilikan : para penjual perangkat lunak dapat menjaga hak milik intelektual mereka dari pencurian melalui hak cipta, paten, dan perjanjian lisensi. Hingga tahun 1980-an, perangkat lunak tidak dilindungi oleh UU hak cipta atau paten.

4. Hak atas Akses : banyak informasi tersebut yang telah diubah menjadi database komersial yang menjadikannya kurang dapat diakses masyarakat. Dengan melihat fakta bahwa komputer dapat mengakses data dari penyimpanan lebih cepat dan lebih mudah dari teknologi lain.

Kode Perilaku Profesional ACM

Kode Perilaku Profesional ini terdiri dari lima canon:

1. seorang anggota ACM selalu bertindak dengan integritas
2. seorang anggota ACM harus berusaha meningkatkan kemampuannya serta kemampuan dari prestise profesi
3. seorang anggota ACM bertanggung jawab atas pekerjaannya
4. seorang anggota ACM bertindak dengan tanggung jawab professional
5. seorang anggota ACM harus menggunakan pengetahuan dan keahlian khusus untuk kesejahteraan umat manusia

Kode Etik DPMA

DPMA didirikan tahun 1951 dan memiliki sekitar 35.000 anggota seluruh dunia. Misinya adalah “menjunjung manajemen informasi yang efektif dan bertanggung jawab untuk kebaikan para anggotanya, para pemberi kerja, da masyarakat bisnis”.

Kode Etik ICCP

ICCP didirikan tahun 1973 dengan maksud memberi setifikasi pad apara professional komputer. Kode etik ICCP menyatakan bahwa para anggotanya bertanggung jawab para profesi, pemberi kerja, dan kliennya.

Kode Etik ITAA

Keanggotaan ACM, DPMA dan ICCP terdiri dari individu-individu, ITAA didirikan tahun 1961 sebagai suatu asosiasi bagi organisasi-organisasi yang memasarkan perangkat lunak dan jasa yang berkaitan dengan computer.

Persepsi Etika CIO

Menanfaatkan Kesempatan untuk Bertindak Tidak Etis

Etika Membuahkan Sukses

Perusahaan dan Manajer Memiliki Tanggung Jawab Sosial

Manajer Mendukung Keyakinan Etika Mereka dengan Tindakan

Rencana Tindakan untuk Mencapai Operasi

Sepuluh langkah dalam megnelompokkan perilaku dan menekankan standar etika dalam perusahaan :

1. formulasikan suatu kode perilaku
2. tetapkan aturan prosedur yang berkaitan dengan masalah-masalah seperti penggunaan jasa computer untuk pribadi dan hak milik atas program dan data komputer
3.  jelaskan sanksi yang akan diambil terhadap pelanggaran – seperti teguran, penghentian dan tuntutan
4. kenali perilaku etis
5. fokuskan perhatian pada etika melalui program-program seperti pelatihan dan bacaan yang disyaratkan
6. promosikan UU kejahatan komputer dengan memberikan informasi pada karyawan
7. simpan suatu catatan formal yang menetapkan pertanggungjawaban tiap spesialis informasi untuk semua tindakannya, dan kurangi godaan untuk melanggar dengan program-program seperti audit etika
8. dorong penggunaan program-program rehabilitasi yang memperlakukan pelanggar etika dengan cara yang sama
9. dorong partisipasi dalam perkumpulan professional
10. berikan contoh

Sumber : Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1, penulis McLeod

Sistem Informasi Manajemen

BAB 4

Peranan Informasi dalam Kualitas Produk dan Jasa

Pendahuluan

Dua hal setelah Perang Dunia II yang berdampak luas pada industri dunia. Hal yang pertama adalah keberhasilan Jepang dalam area kualitas manufaktur, yang lainnya adalah penemuan komputer.

Komputer berperan pentin dalam system yang digunakan organisasi-organisasi tersebut untuk menghasilkan produk dan jasa yang berkualitas.

Unit jasa informasi (IS) megnhasilkan produk, yaitu informasi yang dibutuhkan pelanggannya, yaitu para pemakai informasi. IS juga menyediakan jasa bagi pelanggannya dalam bentuk bantuan untuk mengembambangkan dan menggunakan system informasi.

Kesimpulan ini menjabarkan suatu program yang dapat diikuti perusahaan dalam menccapai produk dan jasa informasi yang berkualitas.

Dimensi-dimensi Kualitas Produk

Kinerja Dimensi ini mengenai seberapa baik suatu produk melakukan apa yang memang harus  dilakukannya. Contohnya, sejumlah karakteristik kinerja (performance) suatu mobil adalah akselerasi, kecepatan jelajah, jarak pengereman, radius berputar, dan kilometer per liter.

Features Ini adalah “pernik-pernik” yang melengkapi atau meningkatkan untuk bertahan selama penggunaan yang biasa.

Kesesuaian Dimensi ini berkaitan dengan seberapa baik produk tersebut sesuai dengan standar.

Daya Tahan Daya tahan (durability) adalah ukuran umur produk, dan teknologi modern memungkinkan hal ini. Sementara banyak produk masa kini yang berjenis sekali pakai, banyak produk lain dibuat untuk bertahan lebih lama daripada sebelumnya.

Kemudahan Perbaikan Produk yang digunakan untuk jangka waktu lama sering harus diperbaiki atau dpelihara. Rancangan produk yang memudahkan perbaikan menambah nilai produk.

Keindahan Kualitas tidak selalu bergantung pada kemampuan fungsional. Keindahan (aesthetics) suatu produk – bahaimana produk tersebut dilihat dan dirasakan – dapat menjadi dimensi yang penting.

Persepsi terhadap Kualitas Dimensi ini tidak didasarkan pada produk itu sendiri tetapi pada citra atau reputasinya.

Dimensi-dimensi Kualitas Jasa

Berwujud ini adalah hal-hal yang dilihat pelanggan saat jasa sedang dikerjakan – fasilitas, pegawai, perlengkapan dan peralatan.

Keandalan sama seperti produk harus andal, demikian pula personil jasa harus dapat melakukan pekerjaannya secara konsisten, akurat dan dapat diandalkan.

Responsif pelanggan tidak ingin harus menunggu untuk dilayani.

Kepastian pelanggan mengharapkan personil jasa sopan dan terpelajar.

Empathy personil jasa harus menunjukkan perhatian yang tulus pada para pelanggan dan kebutuhan mereka.

Manajemen kualitas adalah konsep yang menyatakan bahwa perusahaan dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan para proses, produk dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek manajemen fundamental.

Beberapa Konsep Manajemen Kualitas

          Empat Belas Pokok Deming Pakar kualitas yang paling terkenal adalah W. Edwards Deming, professor statistik di New York University tahun 1940-an yang pergi ke Jepang untuk membantu Negara tersebut membangkitkan kembali kemampuan industrinya setelah Perang Dunia II.

Empat belas pokok Deming adalah :

1. tetapkan tujuan inovasi dan perbaikan yang terus menerus
2. ambil filosofi baru, kita tidak dapat menerima kekurangan dan kesalahan lama
3. hentikan ketergantungan pada inspeksi masal, persyaratkan bukti statistic bahwa kualitas sudah etrpasang
4. hentikan praktek memberikan bisnis berdasarkan harga
5. gunakan metode statistic untuk menemukan titik-titik permasalahan
6. lembagakan metode-metode modern dalam pelatihan kerja
7. perbaiki pengawasan – lakukan apa yang tepat bagi perusahaan, jangan hanya menyerahkan kuantitas yang disyaratkan
8. usir rasa takut, sehingga orang-orang merasa aman untuk mengungkapkan permasalahan dan meminta informasi
9. hilangkan haangan antar departemen serta halangan dengan pemasok dan pelanggan sehingga ada komunikasi terbuka yang efektif
10. hapuskan poster-poster dan slogan-slogan, Karena tidak membantu memecahkan masalah
11. hilangkan standar kerja berdasarkan kouta jumlah, Karena mengabaikan kualitas dan membatasi produksi
12. singkirkan halangan antar para pekerja dan hak mereka untuk bangga dalam pekerjaan mereka
13. lembagakan berbagai program pelatihan kembali
14. ciptakan struktur manajemen puncak yang akan menekan pokok-pokok setiap hari.

Trilogi Kualitas Juran jawaban atas pertanyaan “seberapa banyak seharusnya suatu perusahaan melakukan investasi dalam kualitas?” disediakan oleh Joseph Juran dalam bukunya tahun 1951 Quality Control Handbook. Juran berpendapat bahwa kualitas dapat disarikan menajdi tiga proses dasar – perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, dan pebaikan kualitas.

Total Quality Control Feigenbaum pada tahun 1956, Armand Feigenbaum adalah yang pertama menyadari bahwa kualitas bukan tanggung jawab bagian manufaktur saja.

Manajemen Kualitas Strategis feigenbaum adalah orang yang berpandangan jauh ke depan dalam hal melihat lingkup luas dari tanggung jawab kualitas.

Pendekatan menuju manajemen kualitas strategis yang mendapatkan paling banyak perhatian saat ini adalah total quality management (TQM), keyakinan dasar yang melandari TQM adalah :

·         kualitas didefinisikan oleh pelanggan

·         kualitas dicapai oleh manajemen

·         kalitas adalah tanggung jawab seluruh perusahaan

Kerugian Kualitas yang Buruk

          Kehilangan Bisnis karena tidak memenuhi standar kualitas dari pelanggan, perusahaan kehilangan bisnis.

Tuntutan Hukum dengan menghasilkan produk dan menyediakan jasa yang berkualitas buruk, perusahaan berisiko dituntut oleh pelanggan atas kerusakan atau kecelakaan, dan harus membayar ganti rugi dan penyelesaian yang mahal.

Kehilangan Produktivitas material berkualitas rendah, mesin yang usang atau tidak tepat lagi, dan proses yang tidak efesien dapat menyebabkan para pekerja mencapai tingkat produktivitas yang lebih rendah.

Biaya-biaya perusahaan mengikuti program manajemen kualitas dengan kesadaran penih bahwa ada biaya yang timbul. Biaya terbagi menjadi tiga kategori : biaya kegagalan, biaya penilaian, biaya pencegahan.

Hubungan dalam metode :

1. pasar yang dilayani oleh industri mencangkup pelanggan-pelanggan  dengan kebutuhan produk dan jasa tertentu.
2. penelitian pemasaran mengidentifikasikan kebutuhan tersebut, dan mendefinisikannya dalam hal kualitas.
3. pelanggan menangkap produk dan jasa perusahaan lebih berkualitas dari pesaingnya.
4. karena dianggap lebih berkualitas, pelanggan bersedia membayar harga yang relatif lebih tinggi daripada harag pesaing.
5. karena dianggap lebih berkualitas dan harganya lebih tinggi, produk tersebut dianggap memiliki nilai yang relatif lebih tinggi.
6. nilai yang relatif lebih tinggi menghasilkan kenaikan dalam pangsa pasar.
7. berkat program kualitasnya, perusahaan dapat mengikuti spesifikasi pelanggan lebih baik daripada para pesaing.
8. efektivitas ini menghasilkan penurunan biaya dengan memproduksi produk yang dibutuhkan  secara benar sejak pertama kali.
9. penurunan biaya digabungkan dengan pangsa pasar yang lebih luas
10. gabungkan dari keunggulan relatif di bidang harga

Dukungan dari Subsistem CBIS

          Sistem Informasi Akutansi praktis segala sesuatu yang terjadi di perusahaan dicatat oleh SIA. Saat tindakan berlangsung dan transaksi terjadi, data dimasukkan ke dalam database, yang menyediakan sumber informasi yang berkaitan dengan kualitas.

          Sistem Informasi Manajemen SIM bertanggung jawab menyediakan informasi bagi manajer di seluruh perusahaan dalam bentuk laporan periodic, laporan khusus, dan output dari model matematika.

          Sistem Pendukung Keputusan manajer mampu menyesuaikan output computer untuk permasalahan spesifik mereka yang berkaitan dengan kualitas.

           Sistem  Otomatisasi Kantor sistem otomatisasi kantor (OA) menyediakan kemampuan komunikasi bagi orang-orang di perusahaan, memungkinkan mereka untuk berkomunikasi antar mereka sendiri dan dengan pemasok dan pelanggan di lingkungan perusahaan.

          Sistem Pakar perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan untuk menangkap pengetahuan dan keahlian pegawainya yang paling pandai dalam bentuk system pakar. Sistem pakar berfungsi sebagai konsultan dan tindakan menggunakan seorang konsultan disebut konsultasi.

          Sistem Informasi Pemasaran sistem informasi pemasaran (marketing information system –MKIS) mencakup subsistem-subsistem input yang mengumpulkan data bagi database. Dua dari subsistem ini menyediakan informasi mengenai elemen-elemen lingkungan yang terlibat dalam strategi kualitas.

-          subsistem penelitian pemasaran

-          subsistem intelijen pemasaran

MKIS adalah komponen konci dari manajemen kualitas. MKIS memungkinkan perusahaan bukan hanya menentukan produk dan jasa yang ditawarkan, tetapi juga menetapkan kualitas pada tingkat yang tepat.

          Sistem Informasi Manufaktur dengan cara yang serupa, sistem informasi manufaktur mencangkup dua subsistem input yang sangat penting dalam megnendalikan kualitas produk.

-          subsistem intelijen manufaktur

-          subsistem rekayasa industrial

Contoh Dukungan CBIS pada Kualitas Produk dan Jasa

Pelacakan paket

FedEx menggunakan computer untuk banyak aplikasi, tetapi yang paling nyata bagi pelanggan adalah pelacakan paket. SUPER TRACKER membaca sebagian data secara optikal, SUPER TRACKER kemudian menggunaan microprocessor dan read-only memory-nya untuk menentukan rute terbaik ke tempat tujuan. Kurir memasukan SUPER TRACKER ke dalam printer portable Astra, ayng mencetak label yang di tempelkan ke paket. Kurir menggunakan SUPER TRACKER untuk membaca label Astra secara optis. Kurir keudian mentik nama penerima. Saat kurir kembali ke trucknya, SUPER TRACKER dimasukkan ke dalam terminal lain, yang akan menambahkan tanggal dan hari.

Pendekatan Top-Down

Usaha mencapai TQM dimulai dari CEO dan akhirnya melibatkan semua pihak dalam perusahaan. Tahapan-tahapannya :

1. tentukan untuk mengikuti TQM
2. tetapkan budaya kualitas
3. tetapkan pengawasan manajemen puncak

Menurut pakar kualitas Joseph Juran, pendekatan yang lazim adalah menetapkan dewan perencanaan kualitas (quality planning council) yang memformulasikan dan mengkoordinasikan aktivitas kualitas seluruh perusahaan.

Tanggung jawab dewan tersebut meliputi :

1. menetapkan kebijakan kualitas perusahaan
2. menetapkan tujuan kualitas perusahaan
3. menetapkan strategi kualitas perusahaan
4. mengkaji kinerja kualitas
5. merevisi sistem pemberian peringkat manajerial

Sebagian kesimpulan dari pembahasan proses penerapan TQM, ada dua pokok penting. Pertama, proses kualitas sangat mirip dengan proses top-down lainnya, seperti perencanaan strategis, manajemen sumber daya informasi, dan pembuatan anggaran tahunan. Kedua, tanggung jawab untuk mencapai produk dan jasa informasiyang berkualitas tidak hanya terletak pada IS.

Area fungsional lain pada dasarnya mengikuti proses :

1. Mengidentifikasi Pelanggan IS : perusahaan yang secara historis telah menerapkan sumber daya informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
2. Mengidentifikasikan Kebutuhan Kualiats Pelanggan : IS telah berorientasi pelanggan dan mengetahui siapa para pelanggannya
3. Menetapkan Metrik Kualitas : spesifikasi dimensi-dimesi kualitas produk dan jasa informasi ditentukan, dapat ditetapkan metric untuk masig-masing.
4. Mengidentifikan Strategi Kualitas IS : setelah diidentifikasi dan cara mengukur tingkat kepuasan ditetapkan, IS dapat megnikuti satu set strategi yang  dirancang.

Pengembangan Sistem Berorientasi Pemakai tahapan-tahapan khususdapat ditambahkan pada siklus hidup pengembangan sistem untuk memperhatikan kebutuhan khusus pemakai. Tahapannya :

1. membuat analisis pasar
2. membuat analisis penerimaan produk
3. membuat analisis tugas
4. melakukan pengujian prototype
5. melakukan pengujian sistem operasional

Menerapkan Program-program Kualitas IS Manajemen IS menggunakan strategi-strategi yang telah didefinisikan tersebut untuk melaksanakai berbagai program kualitas.

Memantau Kinerja Kualitas IS CIO dan para manajer IS lain memantau kinerja para spesialis informasi dan unit IS. Input diminta dari para pemakai dan informasi dihasilkan secara internal. Input pemakai satu set kuesioner dapat berfungsi sebagai umpan balik dari pemakai, informasi yang dihasilkan secara internal CIO dan para manajer IS lain membuat satu set laporan yang dibagikan pada staf.

Sumber : Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1, penulis McLeod