Sistem Informasi Manajemen

BAB 2

Menggunakan Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif

Pendahuluan

Perusahaan berada dalam suatu lingkungan yang terdiri dari elemen-elemen yang berupa individu-indvidu atau organisasi-organisasi. Sumber daya mengalir antara perusahaan dan tiap elemen tersebut.

          Sumber daya informasi perusahaan mencangkup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencangkup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan para pemakai informasi.

          Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan, mendapatkan sumber daya tersebu, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara strategis (strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi (information services) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaitu chief information officer, menjadi semakin popular untuk menggambarkan manajer jasa informasi.

Perusahaan dalam lingkungannya

Perusahaan adalah suatu system fisik, yang di kelola dengan menggunakan suatu system konseptual. Perusahaan juga merupakan suatu system terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alas an utama keberadaan perusahaan.

Delapan Elemen Lingkungan

Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan.

Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya.

Pelanggan perusahaan, yang mencangkup pemakai saat ini dan calon pemakai.

Serikat buruh adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil.

Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang menpengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.

Pemegang saham dan pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.

Pesaing mencangkup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran.

Pemerintah pada tingkat pusat, daerah, dan local memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana.

Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya.

Arus Sumber Daya Lingkungan

Sebagian sumber daya menglair lebih sering dari yang lain. Arus yang sangat sering mencangkup arus informasi dari pelanggan, arus material kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus pekerja dari serikat buruh.

Keunggulan kompetitif dapat dicapai memalu banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.

Pandangan Awal tentang Keunggulan Kompetitif

      American Airlines Perusahaan pertama yang memasang system pemesanan berbasis komputer adalah American Airlines.

          American Hospital Supply American Hospital Supply menjual beragam produk bagi rumah sakit. Secara tradisional, rumah sakit memesan melalui surat, telepon atau kontak langsung dengan wiraniaga perusahaan.

          McKesson Drug McKesson Drug adalah pemasok obat-obatan yang dijual di apotik. McKesson telah mencapai IOS yang sangat mirip dengan American Hospital Supply. Sistem McKesson, yang dinamakan Econo most, memungkinkan apotik-apotik memasukan data pesanan ke computer McKesson. Pengaturan ini menguntungkan McKesson maupun para pelanggannya.

Ada tiga pokok penting mengenai tiga contoh keunggulan kompetitif :

1.     tidak satupun perusahaan diatas yang puas hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka untuk menjadi pesaing yang tangguh.

2.    tidak adan aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kmpetitif yang terus menerus bagi perusahaan pemakainya.

3.    ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumber daya informasi mereka pada pelanggan mereka.

Pandangan luas tentang keunggulan kompetitif suatu cara untuk mencapai nilai maksimum dari penggunaan informasi sebagai sumber daya kompetitif, perusahaan harus membangun IOS yang menyediakan hubungan dengan seluruh delapan elemen lingkungan.

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi

Sumber daya informasi terdiri dari :

Ø  perangkat keras komputer

Ø  perangkat linak computer

Ø  para spesialis informasi

Ø  pemakai

Ø  fasilitas

Ø  database

Ø  informasi

Chie information Officer

Istilah CIO memiliki pengertian lebih dari sekedar suatu gelar. Chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya.

Perencanaan Strategis Fungsional

Setelah rencana strategis untuk perusahaan telah di tetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana are-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.

Transformasi Kumpulan Strategi

Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diberi istilah kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set).

Pendekata SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources), atau SPIR. Saat perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan.

Isi Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

Tiap perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhan sendiri. Intinya, rencana itu harus menjelaskan : (1) tujuan-tujuan yang akan di capai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan, dan (2) sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tesebut.

          Pemakai Akhir Tingkat Menu sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh Lotus, dBASE, dan WordPerfect.

          Pemakai Akhir Tingkat Pemerintah sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu.

          Pemakai Akhir Tingkat Programer sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrogaman seperti BASIC atau bahasa pemograman dBASE yang terdapat di dalam DBMS tersebut. 

          Personil Pendukung Fungsional di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional dan bukannya unit jasa informasi.

Manfaat End-user Computing

EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama : EUC memindahkan sebagian beban kerja pengembangan system kepada pemakai, serta EUC menghasilkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.

          Pemindahan Beban Kerja pemindahan beban kerja pengembangan system ke area pemakai membeskan pasa spesialis untuk berkosentrasi pada system yang kompleks dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area-area tersebut.

          Kesenjangan Komunikasi kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan system sejak masa awal komputer. Pemakai memahami area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer.

Risiko End-user Computing

Manfaat EUC bukannya tanpa biaya. Saat para pemakai mengembangkan system mereka sendiri, perusahaan dihadapkan pada sejumlah risiko :

Sistem yang buruk sasarannya

System yang buruk rancangan dan dokumentasinya

Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efesien

Hilangnya integritas data

Hilangnya keamanan

Elemen-elemen IRM yang Diperlukan ;

• kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul
• kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
• kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
• perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis
• rencana strategis formal untuk sumber daya informasi
• strategis untuk mendorong dan mengelola end-user computing

Model IRM

1.     Lingkungan perusahaan. Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakanguntuk mencapai keunggulan kompetitif.

2.    Eksekutif perusahaan. CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang megarahkan perusahaan menuju tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perencanaan strategis.

3.     Area fungsional. Jasa informasi disertakan sebagai suatu area fungsional utama, dan setiap area bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan.

4.    Sumber daya informasi. Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi akan diperoleh dan dikelola.

5.    Pemakai. Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam end-user computing.

Filosofi Sensormatic

Sebelum perusahaan-perusahaan seperti Sensormatic mulai menyediakan system untuk menggagalkan pencurian di took, pemilik toko sering menyewa pensiunan polisi yang bersembunyi di balik pohon palem dalam pot, menunggu untuk menangkap criminal.

 Pasar Sensormatic

Sensormatic membuat produk dua pasar utama eceran dan non-eceran. Para eceran terdiri dari para pedagang seperti pasar swalayan, toko obat, took serba ada dan took khusus, took musik dan took buku. Pasar non-eceran meliputi organisasi-organisasi seperti perusahaan manufaktur, rumah sakit, kasion, dan pembangkit listrik tenaga nuklir.

Jajaran Produk Sensormatic

Jajaran Produk Pengecer

Ø  System electronic article surveillance (EAS)

Ø  Produk closed circuit television (CCTV)

Ø  Sistem pemantauan penyimpanan (exception monitoring)

Jajaran produk non-pengecer

Ø  Sistem electronic asst protection (EAP)

Ø  Produk-produk pengendalian akses

Skala Operasi

Kantor pusat sedunia Sensormatic berada di Deefield Beach, Florida dan fasilitas manufakturnya berlokasi di Boca Raton dan Puerto Rico. Kantor-kantor pemasaran dan pelayanan tersebar di seluruh Amerika Serikat, anak-anak perusahaan serta distributor ada di seluruh Eropa, Amerika Latin, Negara-negara di Lingkar Pasifik Kanada dan Amerika Serikat.

Organisasi Sensormatic

Sensormatic diorganisasikan menurut garis yang didedikasikan badi dukungan, pengiriman, inovasi, dan dukungan perusahaan.

Tujuan Keuangan Strategi

Sensormatic di arahkan oleh rencana strategis lima tahunan yang mensyaratkan pendapatan meningat 20% setahun dari tahun dasar 1993 sebesar $487,3 juta.

Sumber Daya Informasi Sensormatic

1. analis system bisnis
2. pakar komunikasi data dan suara
3. para pakar sestem operaso dan perangkat keras Hewlett Packard
4. PC dan jaringan setempat
5. koleksi perangkat lunak dari perangkat lunak yang di kembangkan sendiri
6. para pakar dalam metodologi, standard an peralatan pengembangan aplikasi
7. para pakar dalam aplikasi berorientasi informasi .

Sumber : Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1, Penulis McLeod