Sistem Informasi Manajemen

BAB 3

Penggunaan Komputer di Pasar Internasional

Pendahuluan

Komputer digunakan untuk mengelola sumber daya yang luas dari perusahaan-perusahaan yang memandang seluruh dunia sebagai pasar mereka. Para eksekutif perusahaan melakukan investasi pada teknologi computer dengan tujuan mencapai skala ekonomis, mengembangkan produk yang dapat dijual di seluruh dunia, dan memenuhi kebutuhan pelanggan dari London sampai Bora-Bora.

Perusahaan Multinasional

Perusahaan multinasional (multinational corporation), atau MNC, adalah perusahaan yang beroperasi melintasi berbagai produk, pasar dan budaya. MNC terdi dari perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak-anak perusahaan terbesar secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan, kebijakan dan prosedur tersendiri.

Jenis-jenis Struktur Organisasi MNC

Untuk mempelajari pemakaian komputer internasional perlu dimulai dari struktur organisasi. Banyak usaha telah dilakukan ahli-ahli teori manajemen untuk mengklarifikasikan dan menamakan berbagai struktur yang disukai MNC. Suatu pengklarifikasian, yang dibuat oleh Wiliam Egelhoff dari Fordham University, mengidentifikasi empat jenis yang berbeda.

         

          Divisi Fungsional Sedunia Dalam struktur ini, anak-anak perusahaan diorganisasikan menurut jalur fungsional – manufaktur, pemasaran dan keuangan. Area-area fungsional di anak perusahaan ini melapor langsung pada pasangan fungsional mereka di perusahaan induk.

          Divisi Internasional Dalam struktur ini, semua anak perusahaan diluar negri melapor pada suatu divisi internasional MNC yang terpisah dari divisi domestik.

          Wilayah Geografis Dalam struktur ini, MNC membagi operasinya menjadi wilayah-wilayah dan tiap wilayah bertanggung jawab atas anak-anak perusahaan yang berlokasi dalam batasnya.

          Divisi Produk Sedunia Dalam struktur ini, perusahaan diorganisasikan menurut jalur divisi produk, dan tiap divisi bertanggung jawab atas operasi mereka sendiri di seluruh dunia.

Dimensi-dimensi Struktural Pengolahan Informasi

Pengolahan informasi suatu MNC dapat di pandang sebagai berada pada dua poros. Pada satu poros, pengolahan informasi cenderung mendukung aktivitas taktis atau strategis.

          Pemrosesan Informasi Taktis versus Strategis Pemrosesan informasi yang menangani transaksi harian dalam volume besar disebut pemrossesan informasi taktis (tactical information processing).

          Informasi Perusahaan dan Negara versus Informasi Produk Informasi yang dihasilkan MNC dapat dipisahkan dalam dua golongan besar – yang satu menggambarkan produk-produk perusahaan, dan yang lain menggambarkan perusahaan dan Negara tempat beroperasinya perusahaan.

Perlunya Koordinasi dalam Suatu MNC

Koordinasi merupakan kunci mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar global. Perusahaan-perusahaan yang tidak mampu mendapatkan control strategi atas operasi sedunia mereka dan mengolahnya dengan koordinasi global tidak  akan berhasil dalam pesatnya ekonomi internasional.

Keuntungan Koordinasi

1. fleksibilitas dalam memberi respon terhadap pesaing di berbagai nedara dan pasar
2. kemampuan memberikan respon di suatu Negara, atau wilayah dari suatu Negara, terhadap perubahan di Negara atau wilayah lain.
3. kemampuan mengikuti kebutuhan pasar di seluruh dunia.
4. kemampuan mentransfer pengetahuan antara unti-unit di berbagai Negara
5. pengurangan keseluruhan biaya operasi
6. peningkatan efesiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
7. kemampuan mencapai dan mempertahankan keragaman produk perusahaan serta cara produksi dan distribusinya.

Strategi Multinasional

Strategi multinasional mungkin merupaka strategi yang paling tua, karena telah diikuti oleh perusahaan-perusahaan yang berbasis di Eropa sejak sebelum Perang Dunia II. Perusahaan-perusahaan ini memberikan banyak kebebasan pada anak-anak perusahaannya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berada dalam wilayah mereka. Ini merupakan sejenis strategi “lepas tangan” yauitu perusahaan induk membiarkan para anak perusahaan mengembangkan produk dan praktek mereka sendiri.

Strategi Global

Sementara strategi multinasional bersifat desentralisasi, strategi global megnumpulkan pengendalian di perusahaan induk. Perusahaan berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan di seluruh dunia dengan prduk-produk standar.

Strategi Internasional

Strategi Internasional merupakan perpaduan sentralisasi pengendalian dari strategi global dan desentralisasi pengendalian dari strategi multinasional. Strategi internasional memerlukan suatu tim manajemen di perusahaan induk yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan menembus pasar global.

Strategi Transnasional

Strategi ini menjadi popular di tahun 1980-an saat perusahaan-perusahaan menyadari bahwa mereka perlu lebih responsife pada tingkat anak perusahaan.

          Daya yang mendorong system informasi global pertama adalah keberhasilan economies of scale. Perusahaan-perusahaan melakukan inventasi yang besar pada system terutama untuk mengelola operasi domestic mereka, dan perluasan aplikasi untuk menyertakan operasi internasional awalnya hanya di anggap sebagai “hiasan”

Dibawah ini adalah tujuan dirve yang diidentifikasi melalui survey atas 105 MNC yang berkantor pusat di Amerika Serikat :

1. sumber daya bersama
2. operasi yang fleksibel
3. rasionalisasi operasi
4. pengurangan risiko
5. produk global
6. pasokan yang langka
7. pelanggan tingkat perusahaan

Saran untuk menetapkan GBD

Saat perusahaan menetapkan GBD, beberapa hal kunci harus diperhatikan:

• Analisis harus melibatkan eksekutif puncak perusahaan. Para eksekutif memiliki pandangan operasi yang menyeluruh dan dapat menetapkan GBD para prespektif yang tepat
• Tingkat analisis seharusnya jangan terlalu tinggi. GBD yang memiliki sasaran “distribusi global”, “citra perusahaan yang menyatu”, “total quality management”, atau “wilayah pasifik” terlalu luas untuk digunakan
• Analisis harus enyadari perbedaan-perbedaan yang ada dalam perusahaan. GBD mungkin perlu disesuaikan dengan unit bisnis tertentu
• Analisis harus menyadari perbedaan budaya yang ada antara satu anak perusahaan dengan anak perusahaan yang lain.

Kendala Politis

Pemerintah Negara tempat anak perusahaan dapat memaksakan beragam pembatasan yang menyulitkan perusahaan induk untuk menyertakan anak perusahaan dalam jaringan.

1.     pembatasan pembelian dan Impor perangkat keras

2.    pembatasan pemrosesan data

3.    pembatasan komunikasi data

Arus data lintas-batas (transborder data flow), atau TDF adalah perpindahan machine-readable data melintas perbatasan Negara. TDF dapa di kelompokkan menjadi empat jenis :

1. data operasional, seperti data transaksi dalam system informasi akutansi
2. data pribad, yaitu data mengenai individu tertentu
3. transfer dana elektronik dari satu Negara ke Negara lain
4. data teknik dan ilmiah

Permasalahan Teknologi

MNC sering diganggu oleh masalah-masalah yang berkaitan dengan tingkat teknologi yang ada di Negara tempat anak perusahaan. Di sejumlah Negara, tidak tersedia cukup catu daya, yang menyebabkan seringnya pemadaman listrik. MNC terpaksa memasang generator listrik mereka sendiri, bukan hanya sebagai cadangan tetapi sebagai sumber utama.

Menentukan sumber daya informasi

Tugas-tugas penting tim pengembangan yang beerkaitan dengan sumber daya di daftarkan di bawah ini. Tim pengembangan harus :

1. menentukan jumlah dan lokasi pusat data regional ( regional data centers)
2. mengidentifikasi penjual yang dapat menyediakan produk dan jasa bagi tiap anak perusahaan
3. membuat spesifikasi standar perangkat keras dan peangkat lunak yang dapat digunakan semua anak perusahaan
4. membuat rencana bagi satuatau beberapa unit penolong yang membantu anak perusahaan 24 jam sehari, tujuh hari seminggu
5. siap menghadapi keterlambatan penerapan yang tidak di alami negara perusahaan induk

 Pembuatan system pemakaian bersama data (data sharing) mencangkup beberapa tugas. Tim pengembangan harus :

1. mengembangkan suatu model data global yang mendukung tujuan bisnis global
2. membentuk satu kelompok yang terdiri dari para wakil perusahaan induk dan anak perusahaan untuk menetapkan standar data yang akan diterapkan di seluruh MNC
3. meneliti peraturan berbagai Negara untuk mengetahui berbagai pembatasan atas pengolahan data dan telekomunikasi
4. berdasarkan penelitian tersebut, menentukan apakah data akan dikirimkan melintasi batas Negara atau memprosesnya di Negara tempat anak perusahaan
5. menerapkan database

Penggunaan Komputer di Seluruh Dunia

Penggunaan Komputer di Yunani

George Vlahos dan Thomas Ferratt, professor SIM di University of Dayton membuat survey atau 55 manajer perusahaan yang beroperasi di Yunani. Penemuan mereka menunjukan bagaimana para manajer di Negara tersebut menggunakan Komputer untuk mendukung pengambilan keputusan.

Para pemakai

Rata-rata jam perminggu yang dihabiskan untuk menggunakan computer oleh para manajer pada tiga tingkatan

Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Manajer hanya menggunakan komputer personal (PC) atau terminal, dan stand-alone PC lebih popular daripada komputer yang dihubungkan dengan jaringan.

Dukungan Pemecahan Masalah

Para manajer diminta untuk menunjukkan nilai komputer dalam melaksanakan empat peran keputusa (decisional role) Mintzberg.

Subsistem CBIS

Penelitian ini juga menunjukkan pandangan manajer mengenai pentingnya suatu subsistem CBIS – system informasi akutansi, system informasi manajemen, system pendukung keputusan, otomatisasi kantor, dan system pakar.

Penggunaan Sistem Pakar di Jepang

Rendahnya peringkat system pakar yang di berikan oleh para manajer perusahaan Yunani srupa dengan pikiran hasil dari para manajer Amerika Serikat. System pakar adalah suatu contoh system berdasarkan pengetahuan (knowledge-based system)

          Jepang mulai menerapkan system pakar pada awal 1980-an. Sejak saat itu mereka tidak saja menguasai teknologinya tetapi telah menyusul Amerika Serikat.

          Sebagian besar system pakar dibuat oleh perusahaan-perusahaan besar, seperti perusahaan komputer utama, dan industri baja dan kontruksi. Terdapat sekitar 1.000 dan 2.000 sistem terpasang, dan banyak yang ebrbasis PC.

Menempatkan Penggunaan Komputer Internasional dalam Perspektif

          Selama beberapa tahun terakhir ini, sejumlah besar usaha di arahkan pada tugas menerapkan komputer sebagai suatu system informasi yang harus dan jangan dilakukan suatu MNC. Walau jalan yang diikuti MNC untuk mencapai GIS masih baru, namun jalan itu telah banyak dipakai. Suatu pemahaman yang lebih baik mengenai penggunaan komputer di seluruh dunia memang dibutuhkan.  

Sumber : Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1, penulis McLeod

Sistem Informasi Manajemen

BAB 2

Menggunakan Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif

Pendahuluan

Perusahaan berada dalam suatu lingkungan yang terdiri dari elemen-elemen yang berupa individu-indvidu atau organisasi-organisasi. Sumber daya mengalir antara perusahaan dan tiap elemen tersebut.

          Sumber daya informasi perusahaan mencangkup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencangkup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan para pemakai informasi.

          Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan, mendapatkan sumber daya tersebu, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara strategis (strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi (information services) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaitu chief information officer, menjadi semakin popular untuk menggambarkan manajer jasa informasi.

Perusahaan dalam lingkungannya

Perusahaan adalah suatu system fisik, yang di kelola dengan menggunakan suatu system konseptual. Perusahaan juga merupakan suatu system terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alas an utama keberadaan perusahaan.

Delapan Elemen Lingkungan

Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan.

Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya.

Pelanggan perusahaan, yang mencangkup pemakai saat ini dan calon pemakai.

Serikat buruh adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil.

Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang menpengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.

Pemegang saham dan pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.

Pesaing mencangkup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran.

Pemerintah pada tingkat pusat, daerah, dan local memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana.

Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya.

Arus Sumber Daya Lingkungan

Sebagian sumber daya menglair lebih sering dari yang lain. Arus yang sangat sering mencangkup arus informasi dari pelanggan, arus material kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus pekerja dari serikat buruh.

Keunggulan kompetitif dapat dicapai memalu banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.

Pandangan Awal tentang Keunggulan Kompetitif

      American Airlines Perusahaan pertama yang memasang system pemesanan berbasis komputer adalah American Airlines.

          American Hospital Supply American Hospital Supply menjual beragam produk bagi rumah sakit. Secara tradisional, rumah sakit memesan melalui surat, telepon atau kontak langsung dengan wiraniaga perusahaan.

          McKesson Drug McKesson Drug adalah pemasok obat-obatan yang dijual di apotik. McKesson telah mencapai IOS yang sangat mirip dengan American Hospital Supply. Sistem McKesson, yang dinamakan Econo most, memungkinkan apotik-apotik memasukan data pesanan ke computer McKesson. Pengaturan ini menguntungkan McKesson maupun para pelanggannya.

Ada tiga pokok penting mengenai tiga contoh keunggulan kompetitif :

1.     tidak satupun perusahaan diatas yang puas hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka untuk menjadi pesaing yang tangguh.

2.    tidak adan aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kmpetitif yang terus menerus bagi perusahaan pemakainya.

3.    ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumber daya informasi mereka pada pelanggan mereka.

Pandangan luas tentang keunggulan kompetitif suatu cara untuk mencapai nilai maksimum dari penggunaan informasi sebagai sumber daya kompetitif, perusahaan harus membangun IOS yang menyediakan hubungan dengan seluruh delapan elemen lingkungan.

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi

Sumber daya informasi terdiri dari :

Ø  perangkat keras komputer

Ø  perangkat linak computer

Ø  para spesialis informasi

Ø  pemakai

Ø  fasilitas

Ø  database

Ø  informasi

Chie information Officer

Istilah CIO memiliki pengertian lebih dari sekedar suatu gelar. Chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya.

Perencanaan Strategis Fungsional

Setelah rencana strategis untuk perusahaan telah di tetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana are-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.

Transformasi Kumpulan Strategi

Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diberi istilah kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set).

Pendekata SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources), atau SPIR. Saat perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan.

Isi Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

Tiap perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhan sendiri. Intinya, rencana itu harus menjelaskan : (1) tujuan-tujuan yang akan di capai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan, dan (2) sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tesebut.

          Pemakai Akhir Tingkat Menu sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh Lotus, dBASE, dan WordPerfect.

          Pemakai Akhir Tingkat Pemerintah sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu.

          Pemakai Akhir Tingkat Programer sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrogaman seperti BASIC atau bahasa pemograman dBASE yang terdapat di dalam DBMS tersebut. 

          Personil Pendukung Fungsional di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional dan bukannya unit jasa informasi.

Manfaat End-user Computing

EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama : EUC memindahkan sebagian beban kerja pengembangan system kepada pemakai, serta EUC menghasilkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.

          Pemindahan Beban Kerja pemindahan beban kerja pengembangan system ke area pemakai membeskan pasa spesialis untuk berkosentrasi pada system yang kompleks dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area-area tersebut.

          Kesenjangan Komunikasi kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan system sejak masa awal komputer. Pemakai memahami area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer.

Risiko End-user Computing

Manfaat EUC bukannya tanpa biaya. Saat para pemakai mengembangkan system mereka sendiri, perusahaan dihadapkan pada sejumlah risiko :

Sistem yang buruk sasarannya

System yang buruk rancangan dan dokumentasinya

Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efesien

Hilangnya integritas data

Hilangnya keamanan

Elemen-elemen IRM yang Diperlukan ;

• kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul
• kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
• kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
• perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis
• rencana strategis formal untuk sumber daya informasi
• strategis untuk mendorong dan mengelola end-user computing

Model IRM

1.     Lingkungan perusahaan. Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakanguntuk mencapai keunggulan kompetitif.

2.    Eksekutif perusahaan. CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang megarahkan perusahaan menuju tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perencanaan strategis.

3.     Area fungsional. Jasa informasi disertakan sebagai suatu area fungsional utama, dan setiap area bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan.

4.    Sumber daya informasi. Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi akan diperoleh dan dikelola.

5.    Pemakai. Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam end-user computing.

Filosofi Sensormatic

Sebelum perusahaan-perusahaan seperti Sensormatic mulai menyediakan system untuk menggagalkan pencurian di took, pemilik toko sering menyewa pensiunan polisi yang bersembunyi di balik pohon palem dalam pot, menunggu untuk menangkap criminal.

 Pasar Sensormatic

Sensormatic membuat produk dua pasar utama eceran dan non-eceran. Para eceran terdiri dari para pedagang seperti pasar swalayan, toko obat, took serba ada dan took khusus, took musik dan took buku. Pasar non-eceran meliputi organisasi-organisasi seperti perusahaan manufaktur, rumah sakit, kasion, dan pembangkit listrik tenaga nuklir.

Jajaran Produk Sensormatic

Jajaran Produk Pengecer

Ø  System electronic article surveillance (EAS)

Ø  Produk closed circuit television (CCTV)

Ø  Sistem pemantauan penyimpanan (exception monitoring)

Jajaran produk non-pengecer

Ø  Sistem electronic asst protection (EAP)

Ø  Produk-produk pengendalian akses

Skala Operasi

Kantor pusat sedunia Sensormatic berada di Deefield Beach, Florida dan fasilitas manufakturnya berlokasi di Boca Raton dan Puerto Rico. Kantor-kantor pemasaran dan pelayanan tersebar di seluruh Amerika Serikat, anak-anak perusahaan serta distributor ada di seluruh Eropa, Amerika Latin, Negara-negara di Lingkar Pasifik Kanada dan Amerika Serikat.

Organisasi Sensormatic

Sensormatic diorganisasikan menurut garis yang didedikasikan badi dukungan, pengiriman, inovasi, dan dukungan perusahaan.

Tujuan Keuangan Strategi

Sensormatic di arahkan oleh rencana strategis lima tahunan yang mensyaratkan pendapatan meningat 20% setahun dari tahun dasar 1993 sebesar $487,3 juta.

Sumber Daya Informasi Sensormatic

1. analis system bisnis
2. pakar komunikasi data dan suara
3. para pakar sestem operaso dan perangkat keras Hewlett Packard
4. PC dan jaringan setempat
5. koleksi perangkat lunak dari perangkat lunak yang di kembangkan sendiri
6. para pakar dalam metodologi, standard an peralatan pengembangan aplikasi
7. para pakar dalam aplikasi berorientasi informasi .

Sumber : Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1, Penulis McLeod