Pengawasan diciptakan karena terlalu banyak kasus di suatu organisasi yang tidak dapat terselesaikan seluruhnya karena tidak ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), anggaran yang berlebihan, dan kegiatan lain yang menyimpang dari rencana semula. Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Langkah awal suatu pengawasan sebenarnya adalah perencanaan dan penetapan tujuan berdasarkan pada standar atau sasaran.
PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan dan melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.
Pengawasan dapat disebut juga sebagai evaluating appraising atau correcting. Pengertian pengawasan yaitu proses penjamin pencapaian tujuan organisasi. Jadi disini ada kaitan yang erat antara pengawasan dan perencanaan. Ada beberapa tokoh dan ahli yang mendefinisikan arti dari pengawasan, diantaranya :
Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.
Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
TIPE-TIPE PENGAWASAN
1. Pengawasan Pendahuluan (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
Standar phisik
Standar moneter
Standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
PENTINGNYA PENGAWASAN
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.
Komunikasi
Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
Pengukuran input.
Hasil pada tahap awal.
Gejala yang dihadapi.
Kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.
BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
1. Transaksi Keuangan
2. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
3. Manajemen Kas (Cash Management)
4. Pengelolaan Biaya (Cost Control)
5. Hubungan Manajer dan Bawahan. Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
6. Operasi-operasi Produktif
ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum yang banyak digunakan adalah :
1. MANAGEMENT BY EXCEPTION ( MBE )
Management By Exception ( MBE ) atau Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2. MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ( MIS )
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
Tahap perancangan dari MIS yaitu :
Survai pendahuluan dan perumusan masalah.
Desain konsepsual.
Desain terperinci.
Implementasi akhir.
Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :
Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan.
Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi.
Adanya pengujian pendahuluan.
Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator da pemakai sistem.
Kriteria utama MIS efektif yaitu :
Pengawasan terhadap kegiatan yang benar.
Tepat waktu dalam pemakaiannya.
Menekan biaya secara efektif.
Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat.
Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3. ANALISA RASIO
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca rugi-laba organisasi.
4. PENGANGGARAN
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF
Adapun karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi :
1. Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.
2. Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan di evaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.
3. Objektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.
4. Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.
5. Realistik secara ekonomis, dimana biaya system pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat.
6. Realistik secara organizacional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
8. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat sistem baru bila terjadi perubahan kondisi.
9. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukan debíais estándar sehingga dapat menentukan koreksi yang diambil.
10. Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan verja anggota organisasi dengan mendorong perasaan ekonomi, tanggung jawab dan prestasi.
source : http://rnurinaramadhani.blogspot.com/2011/01/pengawasan-pengawasan-diciptakan-karena.html
Minggu, 08 Januari 2012
MANAJEMEN KONFLIK
Konflik organisasi adalah perbedaan pendapat antara dua atau lebih anggota organisasi atau kelompok, karena harus membagi sumber daya yang langka, atau aktivitas kerja dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, penilaian atau pandangan yang berbeda.
Perbedaan antara konflik dengan persaingan ( kompetensi) terletak pada apakah salah satu pihak dapat mencegah pihak lain dalam pencapaian tujuannya ? kompetensi terjadi, apabila tujuan kedua belah pihak tidak sesuaim, akan tetapi kedua belah pihak tidak dapat saling mengganggu. Sebagai contoh dua bagian pemasaran komputer yang saling bersaing dalam satu organisasi, dimana kedua bagian tersebit siapakah yang pertama mencapai atau memenuhi keuota penjualan yang paling banyak. Jika dalam hal ini tidak ada kemungkinan untuk mencari usaha pihak lain dalam mencapai tujuannya maka terjadilah kompetisi, akan tetapi apabila ada kemungkinan untuk mencampuri itu dan memang dilakukan terjadilah konflik.
Sedang kerjasama (kooperasi) terjadi bila dua tau lebih pihak yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Ada kemungkinan konflik dan kerjasama berdampingan, lawan kerjasama adalah bukan konflik, tetapi tidak ada kerjasama. Manajemen konflik (pengelolaan konflik) berarti bahwa para manajer harus berusaha menemukan cara untuk mengembangkan konflik dan koperasi.
Jenis-Jenis Konflik
Ada lima jenis ( tipe ) konflik dalam kehidupan organisasi yaitu :
1. Konflik didalam individu
Konflik ini timbul apabila individu merasa bimbang terhadap pekerjaan mana yang harus dilakukannya, bila berbagai permintaan pekerjaan saling bertentangan atau bila individu diharapkan untuk melakukan lebih dari kemampuannya.
2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama
Konflik ini timbul akibat tekanan yang berhubungan dengan kedudukan atau perbedaan-perbedaan kepribadian.
3. Konflik antar individu dan kelompok
Konflik ini berhubungan dengan cara individu menanggapi tekanan untuk keseragaman yang dipaksakan oleh kelompok kerja mereka, contohnya seseorang yang dihukum karena melanggar norma-norma kelompok.
4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama.
Adanya pertentangan kepentingan antar kelompok.
5. Konflik antar organisasi
Akibat adanya bentuk persangingan ekonomi dalam sistem perekonomian suatu negara. Konflik semacam ini diakui sebagai sarana untuk mengembangkan produk baru, teknologi, jasa-jasa, harga yang lebih rendah dan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara lebih efisien.
Metode-Metode Pengelolaan Konflik
1. Metode Stimulasi Konflik
Metode ini digunakan untuk menimbulkan rangsangan karyawan karena karyawan pasif yang disebabkan oleh situasi dimana konflik terlalu rendah. Rintangan semacam ini harus diatasi oleh manajer untuk merngsang konflik yang produktif.
Metode stimulasi konflik meliputi :
* Pemasukan atau penempatan orang luar ke dalam kelompok
* Penyusunan kembali organisasi
* Penawaran bonus, pembayaran intensif dan penghargaan untuk mendorong persaingan
* Pemilihan manajer-manajer yang tepat
* Perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan.
2. Metode pengurangan konflik
Metode ini mengurangi permusuhan ( antagonis ) yang ditimbulkan oleh konflik dengan mengelola tingkat konflik melalui pendinginan suasana” akan tetapi tidak berurusan dengan masalah yang pada awalnya menimbulkan konflik itu.
Metode pertama adalah mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bisa diterima kedua kelompok metode kedua mempersatukan kelompok tersebut untuk menghadapi ancaman atau musuh yang sama.
3. Metode penyelesaian konflik
Metode ini dipusatkan pada tindakan para manejer yang dapat secara langsung mempengaruhi pihak-pihak yang bertentangan.
Ada tiga metode yang sering digunakan, yaitu :
Dominasi dan penekanan
Metode ini dapat terjadi melalui cara-cara :
o Kekerasan (forcing) yang bersifat penekanan otokratik.
o Penenangan (smoolling ) yaitu cara yang lebih diplomatis.
o Penghindaran (avoidance) dimana manajer menghindar untuk mengambil posisi yang tegas.
o Penentuan melalui suara terbanyak (majority rule) mencoba untuk menyelesaikan konflik antar kelompok dengan melakukan pemungutan suara (voting) melalui prosedur yang adil.
Kompromi (Compromise)
Manajer mencari jalan keluar yang dapat diterima oleh pihak-pihak yang saling berselisih untuk menyelesaikan masalah yang terjadi. Keputusan dicapai melalui kompromi bukannya membiarkan pihak-pihak yang berkonflik merasa tenggelam dalam frustasi dan bermusuhan. Akan tetapi kompromi merupakan metode yang lemah untuk menyelesaikan konflik, karena biasanya tidak menghasilkan penyelesaian yang dapat membantu untuk tercapainya tujuan organisasi. Bentuk-bentuk kompromi meliputi :
o Pemisahan (separation) dimana pihak-pihak yang sedang bertentangan dipisahkan sampai mereka menyetujui.
o Arbitrasi (perwasitan) dimana pihak-pihak yang berkonflik tunduk kepada pihak yang ketiga.
o Kembali ke peraturan yang berlaku, penyelesaian berpedoman kepada peraturan (resort to rules) dimana kemacetan dikembalikan pada ketentuan yang tertulis yang berlaku dan membiarkan peraturan memutuskan penyelesaian konflik.
o Penyuapan (bribing) dimana salah satu pihak menerima beberapa kompensasi sebagai imbalan untuk mengakhiri konflik.
Pemecahan masalah secara menyeluruh
Dengan metode ini konflik antar kelompok diubah menjadi situasi dimana kelompok-kelompok yang sedang berselisih bersama-sama berusaha mencari penyelesaian bagi masalah yang timbul yang dapat diterima semua pihak. Hal ini manajer perlu mendorong bawahannya agar bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, melakukan pertukaran gagasan secara bebas, dan menekankan usaha-usaha penyelesaian integratif.
Ada tiga metode untuk menyelesaikan konflik, yaitu :
o Konsensus, dimana pihak-pihak mengadakan pertemuan untuk mencari pemecahan-pemecahan yang terbaik, bukan mencari kemenangan bagi masing-masing pihak.
o Metode konfrontasi, dimana pihak-pihak yang saling berhadapan menyatakan pandangannya secara langsung satu sama lain, dengan kepemimpinan yang trampil dan kesediaan semua pihak untuk mendahulukan kepentingan bersama, kerap kali dapat ditemukan penyelesaian yang rasional.
o Penggunaan tujuan-tujuan yang lebih tinggi, dapat juga menjadi metode penyelesaian konflik bila tujuan tersebut disetujui bersama.
Konflik Struktural
1. Konflik Hirarki, konflik yang terjadi diberbagai tingkatan organisasi. Contoh konflik manajemen puncak dengan manajemen menengah, konflik antar manajer dengan karyawan.
2. Konflik Fungsional, konflik yang terjadim antar departemen fungsional organisasi. Contoh konflik antar bagian produksi dengan bagian pemasaran dengan bagian produksi dan sebagainya.
3. Konflik Linistaf konflik yang terjadi antar lini dengan staf karena ada perbedaan-perbedaan di antara keduanya.
4. Konflik Formalinformal, konflik yang terjadi antara organisasi formal dengan informal.
Konflik lini dan staf
Bentuk umum dari konflik organisasi adalah konflik antara para anggota lini dan staf. Perbedaan ini memungkinkan para anggota lini dan staf untuk melaksanakan tugas mereka masing-masing secara efektif.
Pandangan lini :
Para anggota lini berpendapat bahwa para anggota staf mempunyai empat keluarga :
1. Staf melampaui wewenang
2. Staf tidak memberikan advis yang sehat
3. Staf menumpang keberhasilan lini
4. Staf mempunyai prespektif yang sempit
Pandangan staf
1. Lini tidak mau meminta bantuan staf pada waktu yang tepat
2. Lini menolak gagasan baru
3. Memberi wewenang yang terlalu kecil kepada staf
Penanggulangan Konflik Lini dan Staf
1. Penegasan tentang tanggung jawabnya
2. Pengintegrasian kegiatan-kegiatan
3. Mengajarkan lini untuk menggunakan staf
4. Mendapatkan pertanggung jawaban staf atas hasil-hasil
source : http://rnurinaramadhani.blogspot.com/2011/01/perubahan-dan-pengembangan-organisasi_09.html
Perbedaan antara konflik dengan persaingan ( kompetensi) terletak pada apakah salah satu pihak dapat mencegah pihak lain dalam pencapaian tujuannya ? kompetensi terjadi, apabila tujuan kedua belah pihak tidak sesuaim, akan tetapi kedua belah pihak tidak dapat saling mengganggu. Sebagai contoh dua bagian pemasaran komputer yang saling bersaing dalam satu organisasi, dimana kedua bagian tersebit siapakah yang pertama mencapai atau memenuhi keuota penjualan yang paling banyak. Jika dalam hal ini tidak ada kemungkinan untuk mencari usaha pihak lain dalam mencapai tujuannya maka terjadilah kompetisi, akan tetapi apabila ada kemungkinan untuk mencampuri itu dan memang dilakukan terjadilah konflik.
Sedang kerjasama (kooperasi) terjadi bila dua tau lebih pihak yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Ada kemungkinan konflik dan kerjasama berdampingan, lawan kerjasama adalah bukan konflik, tetapi tidak ada kerjasama. Manajemen konflik (pengelolaan konflik) berarti bahwa para manajer harus berusaha menemukan cara untuk mengembangkan konflik dan koperasi.
Jenis-Jenis Konflik
Ada lima jenis ( tipe ) konflik dalam kehidupan organisasi yaitu :
1. Konflik didalam individu
Konflik ini timbul apabila individu merasa bimbang terhadap pekerjaan mana yang harus dilakukannya, bila berbagai permintaan pekerjaan saling bertentangan atau bila individu diharapkan untuk melakukan lebih dari kemampuannya.
2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama
Konflik ini timbul akibat tekanan yang berhubungan dengan kedudukan atau perbedaan-perbedaan kepribadian.
3. Konflik antar individu dan kelompok
Konflik ini berhubungan dengan cara individu menanggapi tekanan untuk keseragaman yang dipaksakan oleh kelompok kerja mereka, contohnya seseorang yang dihukum karena melanggar norma-norma kelompok.
4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama.
Adanya pertentangan kepentingan antar kelompok.
5. Konflik antar organisasi
Akibat adanya bentuk persangingan ekonomi dalam sistem perekonomian suatu negara. Konflik semacam ini diakui sebagai sarana untuk mengembangkan produk baru, teknologi, jasa-jasa, harga yang lebih rendah dan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara lebih efisien.
Metode-Metode Pengelolaan Konflik
1. Metode Stimulasi Konflik
Metode ini digunakan untuk menimbulkan rangsangan karyawan karena karyawan pasif yang disebabkan oleh situasi dimana konflik terlalu rendah. Rintangan semacam ini harus diatasi oleh manajer untuk merngsang konflik yang produktif.
Metode stimulasi konflik meliputi :
* Pemasukan atau penempatan orang luar ke dalam kelompok
* Penyusunan kembali organisasi
* Penawaran bonus, pembayaran intensif dan penghargaan untuk mendorong persaingan
* Pemilihan manajer-manajer yang tepat
* Perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan.
2. Metode pengurangan konflik
Metode ini mengurangi permusuhan ( antagonis ) yang ditimbulkan oleh konflik dengan mengelola tingkat konflik melalui pendinginan suasana” akan tetapi tidak berurusan dengan masalah yang pada awalnya menimbulkan konflik itu.
Metode pertama adalah mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bisa diterima kedua kelompok metode kedua mempersatukan kelompok tersebut untuk menghadapi ancaman atau musuh yang sama.
3. Metode penyelesaian konflik
Metode ini dipusatkan pada tindakan para manejer yang dapat secara langsung mempengaruhi pihak-pihak yang bertentangan.
Ada tiga metode yang sering digunakan, yaitu :
Dominasi dan penekanan
Metode ini dapat terjadi melalui cara-cara :
o Kekerasan (forcing) yang bersifat penekanan otokratik.
o Penenangan (smoolling ) yaitu cara yang lebih diplomatis.
o Penghindaran (avoidance) dimana manajer menghindar untuk mengambil posisi yang tegas.
o Penentuan melalui suara terbanyak (majority rule) mencoba untuk menyelesaikan konflik antar kelompok dengan melakukan pemungutan suara (voting) melalui prosedur yang adil.
Kompromi (Compromise)
Manajer mencari jalan keluar yang dapat diterima oleh pihak-pihak yang saling berselisih untuk menyelesaikan masalah yang terjadi. Keputusan dicapai melalui kompromi bukannya membiarkan pihak-pihak yang berkonflik merasa tenggelam dalam frustasi dan bermusuhan. Akan tetapi kompromi merupakan metode yang lemah untuk menyelesaikan konflik, karena biasanya tidak menghasilkan penyelesaian yang dapat membantu untuk tercapainya tujuan organisasi. Bentuk-bentuk kompromi meliputi :
o Pemisahan (separation) dimana pihak-pihak yang sedang bertentangan dipisahkan sampai mereka menyetujui.
o Arbitrasi (perwasitan) dimana pihak-pihak yang berkonflik tunduk kepada pihak yang ketiga.
o Kembali ke peraturan yang berlaku, penyelesaian berpedoman kepada peraturan (resort to rules) dimana kemacetan dikembalikan pada ketentuan yang tertulis yang berlaku dan membiarkan peraturan memutuskan penyelesaian konflik.
o Penyuapan (bribing) dimana salah satu pihak menerima beberapa kompensasi sebagai imbalan untuk mengakhiri konflik.
Pemecahan masalah secara menyeluruh
Dengan metode ini konflik antar kelompok diubah menjadi situasi dimana kelompok-kelompok yang sedang berselisih bersama-sama berusaha mencari penyelesaian bagi masalah yang timbul yang dapat diterima semua pihak. Hal ini manajer perlu mendorong bawahannya agar bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, melakukan pertukaran gagasan secara bebas, dan menekankan usaha-usaha penyelesaian integratif.
Ada tiga metode untuk menyelesaikan konflik, yaitu :
o Konsensus, dimana pihak-pihak mengadakan pertemuan untuk mencari pemecahan-pemecahan yang terbaik, bukan mencari kemenangan bagi masing-masing pihak.
o Metode konfrontasi, dimana pihak-pihak yang saling berhadapan menyatakan pandangannya secara langsung satu sama lain, dengan kepemimpinan yang trampil dan kesediaan semua pihak untuk mendahulukan kepentingan bersama, kerap kali dapat ditemukan penyelesaian yang rasional.
o Penggunaan tujuan-tujuan yang lebih tinggi, dapat juga menjadi metode penyelesaian konflik bila tujuan tersebut disetujui bersama.
Konflik Struktural
1. Konflik Hirarki, konflik yang terjadi diberbagai tingkatan organisasi. Contoh konflik manajemen puncak dengan manajemen menengah, konflik antar manajer dengan karyawan.
2. Konflik Fungsional, konflik yang terjadim antar departemen fungsional organisasi. Contoh konflik antar bagian produksi dengan bagian pemasaran dengan bagian produksi dan sebagainya.
3. Konflik Linistaf konflik yang terjadi antar lini dengan staf karena ada perbedaan-perbedaan di antara keduanya.
4. Konflik Formalinformal, konflik yang terjadi antara organisasi formal dengan informal.
Konflik lini dan staf
Bentuk umum dari konflik organisasi adalah konflik antara para anggota lini dan staf. Perbedaan ini memungkinkan para anggota lini dan staf untuk melaksanakan tugas mereka masing-masing secara efektif.
Pandangan lini :
Para anggota lini berpendapat bahwa para anggota staf mempunyai empat keluarga :
1. Staf melampaui wewenang
2. Staf tidak memberikan advis yang sehat
3. Staf menumpang keberhasilan lini
4. Staf mempunyai prespektif yang sempit
Pandangan staf
1. Lini tidak mau meminta bantuan staf pada waktu yang tepat
2. Lini menolak gagasan baru
3. Memberi wewenang yang terlalu kecil kepada staf
Penanggulangan Konflik Lini dan Staf
1. Penegasan tentang tanggung jawabnya
2. Pengintegrasian kegiatan-kegiatan
3. Mengajarkan lini untuk menggunakan staf
4. Mendapatkan pertanggung jawaban staf atas hasil-hasil
source : http://rnurinaramadhani.blogspot.com/2011/01/perubahan-dan-pengembangan-organisasi_09.html
PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI
Manajer senatiasa harus mengantisipasi perubahan-perubahan dalam lingkungan yang akan mensyaratkan penyesuaian-penyesuaian disain organisasi diwaktu yang akan datang..
KEKUATAN-KEKUATAN PENYEBAB PERUBAHAN
Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat disebabkan oleh kekuatan internal dan kekuatan eksternal. Berbagai kekuatan eksternal dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan operasinya. Sedangkan perubahan dari faktor internal seperti tujuan, kebijakan manajer, sikap karyawan, strategi dan teknologi baru juga dapat merubah organisasi
· Kekuatan-kekuatan perubahan eksternal, meliputi :
o Kebudayaan
o Pendidikan
o Sosial
o Politik
o Ekonomi
o Teknologi
· Kekuatan-kekuatan perubahan internal, meliputi :
o Kegiatan-kegiatan karyawan
o Tujuan organisasi
o Strategi dan kebijaksanaa
o Teknologi
CARA-CARA PENANGANAN PERUBAHAN
Cara menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan (Planed Cange).
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.
Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.
Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan. Peranan dari pengantar perubahan (change agent) yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien.
PENOLAKAN TERHADAP PERUBAHAN
Bila perubahan terjadi, para manajer dan karyawan bereaksi baik secara positif maupun negatif. Bila terjadi perubahan manajer dan karyawan cenderung mendukung perubahan bila diarahkan pada penyebab nyata suatu masalah dan mereka tidak dirugikan. Bisa juga mereka bersikap netral. Reaksi-reaksi terhadap perubahan adalah sebagai berikut :
1. Orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sering terjadi. Bila ini terjadi organisasi kemungkinan akan terus kehilangan efektivitasnya.
2. Orang mungkin mengabaikan perubahan. Manajer menangguhkan keputusan dengan harapan bahwa masalah yang terjadi akan hilang dengan sendirinya.
3. Orang mungkin akan menolak atau mungkin menentang perubahan. Karena berbagai alasan manajer dan karyawan
4. Orang mungkin menerima perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
5. Orang mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakannya, seperti yang banyak dilakukan perusahaan-perusahaan progresif.
Ada tiga sumber penolakan terhadap perubahan yaitu :
1. Ketidak pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.
2. Ketidak pastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.
3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.
Penanggulangan penolakan terhadap perubahan :
1. Pendidikan dan komunikasi
Salah satu cara untuk menanggulangi penolakan terhadap perubahan adalah sedini mungkin menginformasikan perubahan-perubahan yang telah direncanakan dengan alasan logis.
2. Partisipasi dan keterlibatan
Penolakan ini dapat dikurangi atau dihilangkan bila mereka yang potensial dilibatkan dalam perancangan dan implementasi perubahan.
3. Kemudahan dan dukungan
Cara lainnya adalah manajer memberikan kemudahan dan dukungan kepada mereka yang terlibat dalam proses perubahan.
4. Negosiasi dan persetujuan
Contohnya persetujuan serikat, memberikan kenaikan pesangon pensiun karyawan sebagai pertukaran dengan penghentian kerja yang lebih dini.
5. Manipulasi dan bekerja sama
Dilakukan dengan memanipulasi kejadian-kejadian yang ada melalui pemberitaan informasi secara selektif atau urutan kejadian dengan sengaja. Bisa juga bekerja sama dengan orang kunci dalam suatu kelompok dalam pemberian perancangan proses perubahan.
6. Paksaan implisit dan eksplisit
Dilakukan dengan ancaman PHK, penundaan promosi dan lain sebagainya, bisa juga memindahkan ke ladang yang kering.
PROSES PENGELOLAAN PERUBAHAN
Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai efektifitas organisasi. Pertama ada restribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua restribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.
Tahap-tahap proses perubahan :
1. Tekanan dan desakan
Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya ada perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.
2. Intervensi dan reorientasi
Digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.
3. Diagnosa dan pengenalan masalah
Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan mana yang tidak penting.
4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian
Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari metode-metode lama yang sama. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.
5. Percobaan dan hasil
Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.
6. Pungutan dan penerimaan
Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.
BERBAGAI PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI
Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.
1. Pendekatan struktur
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :
· Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.
· Melalui desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja.
· Melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.
2. Pendekatan teknologi
Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi.
Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
Penggabungan pendekatan struktural dan pendekatan teknologi (teknostruktural) bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek, baik struktur organisasi maupun teknologinya, contohnya pengenalan teknologi baru yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi lebih kecil.
3. Pendekatan orang
Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif.
KONSEP PENGEMBANGAN ORGANISASI
Definisi yang dikemukakan oleh Wendel Fench dan Cecil Bell tentang pengembangan organisasi adalah suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan perubahan organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaborasi dengan tekanan khusus pada budaya tim-tim kerja formal, dengan bantuan pengantar perubahan, katalisator dan penggunaan teori dan teknologi ilmiah keperlilakuan terapan, mencakup riset kegiatan.
Melalui proses pembaharuan, manajer dapat menyesuaikan gaya dan tujuan pemecahan masalah untuk memenuhi berbagai permintaan pengubahan lingkungan organisasi. Salah satu tujuan pengembangan organisasi adalah untuk memperbaiki proses pembaharuan organisasi itu sendiri.
Manajemen kolaburatif artinya menajemen melalui partisipasi bawahan dan pembagian kekuasaan, dan bukan melalui perubahan wewenang secara hirarkis.
sumber : http://rnurinaramadhani.blogspot.com/2011/01/perubahan-dan-pengembangan-organisasi_09.html
KEKUATAN-KEKUATAN PENYEBAB PERUBAHAN
Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat disebabkan oleh kekuatan internal dan kekuatan eksternal. Berbagai kekuatan eksternal dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan operasinya. Sedangkan perubahan dari faktor internal seperti tujuan, kebijakan manajer, sikap karyawan, strategi dan teknologi baru juga dapat merubah organisasi
· Kekuatan-kekuatan perubahan eksternal, meliputi :
o Kebudayaan
o Pendidikan
o Sosial
o Politik
o Ekonomi
o Teknologi
· Kekuatan-kekuatan perubahan internal, meliputi :
o Kegiatan-kegiatan karyawan
o Tujuan organisasi
o Strategi dan kebijaksanaa
o Teknologi
CARA-CARA PENANGANAN PERUBAHAN
Cara menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan (Planed Cange).
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.
Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.
Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan. Peranan dari pengantar perubahan (change agent) yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien.
PENOLAKAN TERHADAP PERUBAHAN
Bila perubahan terjadi, para manajer dan karyawan bereaksi baik secara positif maupun negatif. Bila terjadi perubahan manajer dan karyawan cenderung mendukung perubahan bila diarahkan pada penyebab nyata suatu masalah dan mereka tidak dirugikan. Bisa juga mereka bersikap netral. Reaksi-reaksi terhadap perubahan adalah sebagai berikut :
1. Orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sering terjadi. Bila ini terjadi organisasi kemungkinan akan terus kehilangan efektivitasnya.
2. Orang mungkin mengabaikan perubahan. Manajer menangguhkan keputusan dengan harapan bahwa masalah yang terjadi akan hilang dengan sendirinya.
3. Orang mungkin akan menolak atau mungkin menentang perubahan. Karena berbagai alasan manajer dan karyawan
4. Orang mungkin menerima perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
5. Orang mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakannya, seperti yang banyak dilakukan perusahaan-perusahaan progresif.
Ada tiga sumber penolakan terhadap perubahan yaitu :
1. Ketidak pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.
2. Ketidak pastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.
3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.
Penanggulangan penolakan terhadap perubahan :
1. Pendidikan dan komunikasi
Salah satu cara untuk menanggulangi penolakan terhadap perubahan adalah sedini mungkin menginformasikan perubahan-perubahan yang telah direncanakan dengan alasan logis.
2. Partisipasi dan keterlibatan
Penolakan ini dapat dikurangi atau dihilangkan bila mereka yang potensial dilibatkan dalam perancangan dan implementasi perubahan.
3. Kemudahan dan dukungan
Cara lainnya adalah manajer memberikan kemudahan dan dukungan kepada mereka yang terlibat dalam proses perubahan.
4. Negosiasi dan persetujuan
Contohnya persetujuan serikat, memberikan kenaikan pesangon pensiun karyawan sebagai pertukaran dengan penghentian kerja yang lebih dini.
5. Manipulasi dan bekerja sama
Dilakukan dengan memanipulasi kejadian-kejadian yang ada melalui pemberitaan informasi secara selektif atau urutan kejadian dengan sengaja. Bisa juga bekerja sama dengan orang kunci dalam suatu kelompok dalam pemberian perancangan proses perubahan.
6. Paksaan implisit dan eksplisit
Dilakukan dengan ancaman PHK, penundaan promosi dan lain sebagainya, bisa juga memindahkan ke ladang yang kering.
PROSES PENGELOLAAN PERUBAHAN
Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai efektifitas organisasi. Pertama ada restribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua restribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.
Tahap-tahap proses perubahan :
1. Tekanan dan desakan
Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya ada perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.
2. Intervensi dan reorientasi
Digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.
3. Diagnosa dan pengenalan masalah
Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan mana yang tidak penting.
4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian
Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari metode-metode lama yang sama. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.
5. Percobaan dan hasil
Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.
6. Pungutan dan penerimaan
Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.
BERBAGAI PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI
Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.
1. Pendekatan struktur
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :
· Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.
· Melalui desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja.
· Melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.
2. Pendekatan teknologi
Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi.
Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
Penggabungan pendekatan struktural dan pendekatan teknologi (teknostruktural) bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek, baik struktur organisasi maupun teknologinya, contohnya pengenalan teknologi baru yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi lebih kecil.
3. Pendekatan orang
Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif.
KONSEP PENGEMBANGAN ORGANISASI
Definisi yang dikemukakan oleh Wendel Fench dan Cecil Bell tentang pengembangan organisasi adalah suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan perubahan organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaborasi dengan tekanan khusus pada budaya tim-tim kerja formal, dengan bantuan pengantar perubahan, katalisator dan penggunaan teori dan teknologi ilmiah keperlilakuan terapan, mencakup riset kegiatan.
Melalui proses pembaharuan, manajer dapat menyesuaikan gaya dan tujuan pemecahan masalah untuk memenuhi berbagai permintaan pengubahan lingkungan organisasi. Salah satu tujuan pengembangan organisasi adalah untuk memperbaiki proses pembaharuan organisasi itu sendiri.
Manajemen kolaburatif artinya menajemen melalui partisipasi bawahan dan pembagian kekuasaan, dan bukan melalui perubahan wewenang secara hirarkis.
sumber : http://rnurinaramadhani.blogspot.com/2011/01/perubahan-dan-pengembangan-organisasi_09.html
KOMUNIKASI
Istilah komunikasi berasal dari kata LatinCommunicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi adalah:
Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).
2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).
II. Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :
· Pengirim pesan
· Penerima pesan
· Pesan
1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya
2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi.
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbol/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti atau dipahaminya.
5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk kode atau isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim.
6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan. Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak.
Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
III. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi, saluran formal “berwujud jalur komunikasi resmi seperti yang tertampung pada peta organisasi dan disebutkan dalam deskripsi jabatan” (Redding dan Sanborn, 1964 : 60). Pad a tingkat masyarakat luas, salman formal pada dasarnya disamakan dengan media massa apakah komunikasi itu terjadi melalui kontak pribadi, alat elektronik atau cetak. Tetapi, apakah saluran itu sendiri dianggap punya otoritas atau tidak.
Ciri saluran komunikasi formal yang khas, sebagaimana dikatakan oleh Shibutani (1966), adalah bahwa saluran itu berfungsi sebagai standar bagi semua laporan yang datang dari semua sumber agar dapat diperiksa kebenarannya. Ciri kedua adalah dalam saluran (formal) itu sumber pesan dapat dikenali, dan tentunya dapat dipercaya. Seperti yang dikatakan Lang dan Lang (1968 : 60), “Para redaksi dan komentator tidak dapat melepaskan diri dari tanggung jawab melakukan evaluasi berita-berita yang disampaikan.” Jadi, informasi yang disampaikan itu memiliki “jaminan dari seluruh organisasi berita, yang selalu harus menghadapi tuntutan salah langkah”.
Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Dalam organisasi itu ada ukuran penerimaan, jalur pengiriman yang terencana, prosedur verifikasi, dan kode etik perilaku. Karena peserta dalam organisasi itu dapat dikenali maka mereka secara pribadi dapat dipercaya dalam pekerjaannya.
Kepastian tanggungjawab, pertimbangan kebanggaan pribadi, dan perhatian kepada reputasi individu dalam organisasi cenderung untuk meningkatkan pemenuhan kegemaran pribadi melalui jalur komunikasi yang akurat (Shibutani 1966: 21)
Saluran formal juga disebut sebagai saluran yang melembaga. Sifat saluran komunikasi formal beragam sesuai dengan jenis masyarakat di mana saluran itu berada. Pandangan ini dinyatakan dalam skema di atas, yang membandingkan saluran formal dalam masyarakat massa dan masyarakat tradisional.
IV. Peranan Komunikasi Informal
1. Anggota Klik /Group
Kelompok individu yang seringkali melakukan kontak dengan anggota yang
lain.Syarat keanggotaan klik : individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lain, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik juga terdiri dari individu yang keadaan skelilingnya memungkinkan kontak antar individu, yang satu sama lain saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut.
2. Penyendiri /Is olates
Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lain. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawainya.
Karakteristik penyendiri, yaitu :
· Lebih berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan upaya untuk maju serta rendahnya keinginan untuk berinteraksi.
· Kurang pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda, dan tidak memiliki power dalam organisasi.
· Lebih banyak menyimpan informasi daripada mengalirkannya.
· Menganggap komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak nyaman berada dalam sistem.
· Tidak banyak tahu anggota grup dibanding lainnya dan cenderung menyimpan informasi yang relevan untuk kepentingan grupnya sendiri.
3. Jembatan /Bridge
Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam hubungan antara kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai dalam organisasi. Sebuah jembatan juga rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi.
4. Penghubung /Liaisons
Adalah orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi dia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung memegang peranan penting bagi berfungsinya oranisasi secara efektif. Penghubung dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.
KarakteristikLi aisons :
· Memiliki kedudukan tinggi dan penting terhadap organisasi, berpengaruh banyak, berintegrasi dan berkoordinasi dengan berbagai grup untuk memperbaiki posisinya.
· Berinteraksi cukup lama dengan organisasi, tahu sistem dan lebih terbuka dibanding isolates.
· Dianggap penting dan memiliki kemampuan karena peranan interaksinya
5. Penjaga Gawang /Gatek eeper
Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui sistem tersebut. Kegiatan penjaga gawang adalah mengaitkan-menyimpan- merentangkan-mengendalikan.
6. Pemimpin Pendapat / Opinion Leader
Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang
membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan
mereka. Kalangan ini sangat dipercayai orang lain untuk mengetahui apa
yang sebenarnya terjadi.
7. Kosmopolit
Menghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa di
luar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak
bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal
terbitan regional, nasional dan internasional.
Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisi/kedudukan mereka dalam organisasi. Informasi dalam komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau secara horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan. Komunikasi informal disebut juga dengan grapevine (desas desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadian-kejadian di luar dari arus informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun informasinya bersifat informal, grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. Bagi pimpinan grapevine dapat menjadi masukan tentang
perasaan karyawannya, sedangkan bagi sesama karyawan komunikasi informal ini bisa menjadi saluran emosi mereka. Agar komunikasi berjalan
efektif maka diperlukan jaringan komunikasi (network) baik yang bersifat formal maupun informal.
V. Hambatan-hambatan Komunikasi Efektif
1.Hambatan dari Proses Komunikasi
•Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
•Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
•Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
•Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.
•Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
•Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2.Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3.Hambatan Semantik
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang
berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima
4.Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya : perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
1. Kelas dibagi menjadi empat (4) kelompok
2. Masing-masing kelompok memilih ketua kelompok
3. Ketua kelompok menugaskan anggota kelompoknya untuk berpasang-pasangan. Masing-masing menanyakan kepada pasangannya tentang :
· Keluarga (anak, istri/suami dll)
· Pendidikan
· Tempat kerja
· Rencana masa depan, termasuk rencana yang berkaitan dengan SPMKK dan tidak boleh dibuat catatan.
4. Setelah itu saling bergantian (10 menit).
5. Setelah itu masuk dalam kelompok kecil dan menceritakan apa yang dia peroleh dari pasangannya (pasangannya tidak boleh berkomentar sebelum selesai penyampaian).
6. Setelah selesai baru diklarifikasi oleh yang bersangkutan (YBS).
7. Terakhir diskusikan apa yang dapat anda peroleh dari permainan diatas.
8. Catatan untuk fasilitator :
· Metoda ini untuk melihat :
a) Apakah seseorang dapat menjadi seorang pendengar yang baik
b) Apakah seseorang dapat menyampaikan informasi dengan jelas
· Setelah itu sampaikan “10 Ciri-ciri Pendengar yang Baik”
DAFTAR PUSTAKA
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/18705/1/har-jan2008-2%20%286%29.pdf
http://www.scribd.com/doc/3322974/EFEKTIFITAS-KOMUNIKASI-ORGANISASI
http://rumakom.wordpress.com/2008/05/30/tentang-saluran-komunikasi-formal/
http://www.scribd.com/doc/17403518/pengertian-komunikasi
Beberapa definisi komunikasi adalah:
Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).
2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).
II. Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :
· Pengirim pesan
· Penerima pesan
· Pesan
1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya
2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi.
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbol/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti atau dipahaminya.
5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk kode atau isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim.
6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan. Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak.
Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
III. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi, saluran formal “berwujud jalur komunikasi resmi seperti yang tertampung pada peta organisasi dan disebutkan dalam deskripsi jabatan” (Redding dan Sanborn, 1964 : 60). Pad a tingkat masyarakat luas, salman formal pada dasarnya disamakan dengan media massa apakah komunikasi itu terjadi melalui kontak pribadi, alat elektronik atau cetak. Tetapi, apakah saluran itu sendiri dianggap punya otoritas atau tidak.
Ciri saluran komunikasi formal yang khas, sebagaimana dikatakan oleh Shibutani (1966), adalah bahwa saluran itu berfungsi sebagai standar bagi semua laporan yang datang dari semua sumber agar dapat diperiksa kebenarannya. Ciri kedua adalah dalam saluran (formal) itu sumber pesan dapat dikenali, dan tentunya dapat dipercaya. Seperti yang dikatakan Lang dan Lang (1968 : 60), “Para redaksi dan komentator tidak dapat melepaskan diri dari tanggung jawab melakukan evaluasi berita-berita yang disampaikan.” Jadi, informasi yang disampaikan itu memiliki “jaminan dari seluruh organisasi berita, yang selalu harus menghadapi tuntutan salah langkah”.
Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Dalam organisasi itu ada ukuran penerimaan, jalur pengiriman yang terencana, prosedur verifikasi, dan kode etik perilaku. Karena peserta dalam organisasi itu dapat dikenali maka mereka secara pribadi dapat dipercaya dalam pekerjaannya.
Kepastian tanggungjawab, pertimbangan kebanggaan pribadi, dan perhatian kepada reputasi individu dalam organisasi cenderung untuk meningkatkan pemenuhan kegemaran pribadi melalui jalur komunikasi yang akurat (Shibutani 1966: 21)
Saluran formal juga disebut sebagai saluran yang melembaga. Sifat saluran komunikasi formal beragam sesuai dengan jenis masyarakat di mana saluran itu berada. Pandangan ini dinyatakan dalam skema di atas, yang membandingkan saluran formal dalam masyarakat massa dan masyarakat tradisional.
IV. Peranan Komunikasi Informal
1. Anggota Klik /Group
Kelompok individu yang seringkali melakukan kontak dengan anggota yang
lain.Syarat keanggotaan klik : individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lain, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik juga terdiri dari individu yang keadaan skelilingnya memungkinkan kontak antar individu, yang satu sama lain saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut.
2. Penyendiri /Is olates
Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lain. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawainya.
Karakteristik penyendiri, yaitu :
· Lebih berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan upaya untuk maju serta rendahnya keinginan untuk berinteraksi.
· Kurang pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda, dan tidak memiliki power dalam organisasi.
· Lebih banyak menyimpan informasi daripada mengalirkannya.
· Menganggap komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak nyaman berada dalam sistem.
· Tidak banyak tahu anggota grup dibanding lainnya dan cenderung menyimpan informasi yang relevan untuk kepentingan grupnya sendiri.
3. Jembatan /Bridge
Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam hubungan antara kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai dalam organisasi. Sebuah jembatan juga rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi.
4. Penghubung /Liaisons
Adalah orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi dia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung memegang peranan penting bagi berfungsinya oranisasi secara efektif. Penghubung dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.
KarakteristikLi aisons :
· Memiliki kedudukan tinggi dan penting terhadap organisasi, berpengaruh banyak, berintegrasi dan berkoordinasi dengan berbagai grup untuk memperbaiki posisinya.
· Berinteraksi cukup lama dengan organisasi, tahu sistem dan lebih terbuka dibanding isolates.
· Dianggap penting dan memiliki kemampuan karena peranan interaksinya
5. Penjaga Gawang /Gatek eeper
Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui sistem tersebut. Kegiatan penjaga gawang adalah mengaitkan-menyimpan- merentangkan-mengendalikan.
6. Pemimpin Pendapat / Opinion Leader
Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang
membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan
mereka. Kalangan ini sangat dipercayai orang lain untuk mengetahui apa
yang sebenarnya terjadi.
7. Kosmopolit
Menghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa di
luar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak
bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal
terbitan regional, nasional dan internasional.
Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisi/kedudukan mereka dalam organisasi. Informasi dalam komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau secara horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan. Komunikasi informal disebut juga dengan grapevine (desas desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadian-kejadian di luar dari arus informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun informasinya bersifat informal, grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. Bagi pimpinan grapevine dapat menjadi masukan tentang
perasaan karyawannya, sedangkan bagi sesama karyawan komunikasi informal ini bisa menjadi saluran emosi mereka. Agar komunikasi berjalan
efektif maka diperlukan jaringan komunikasi (network) baik yang bersifat formal maupun informal.
V. Hambatan-hambatan Komunikasi Efektif
1.Hambatan dari Proses Komunikasi
•Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
•Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
•Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
•Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.
•Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
•Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2.Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3.Hambatan Semantik
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang
berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima
4.Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya : perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
1. Kelas dibagi menjadi empat (4) kelompok
2. Masing-masing kelompok memilih ketua kelompok
3. Ketua kelompok menugaskan anggota kelompoknya untuk berpasang-pasangan. Masing-masing menanyakan kepada pasangannya tentang :
· Keluarga (anak, istri/suami dll)
· Pendidikan
· Tempat kerja
· Rencana masa depan, termasuk rencana yang berkaitan dengan SPMKK dan tidak boleh dibuat catatan.
4. Setelah itu saling bergantian (10 menit).
5. Setelah itu masuk dalam kelompok kecil dan menceritakan apa yang dia peroleh dari pasangannya (pasangannya tidak boleh berkomentar sebelum selesai penyampaian).
6. Setelah selesai baru diklarifikasi oleh yang bersangkutan (YBS).
7. Terakhir diskusikan apa yang dapat anda peroleh dari permainan diatas.
8. Catatan untuk fasilitator :
· Metoda ini untuk melihat :
a) Apakah seseorang dapat menjadi seorang pendengar yang baik
b) Apakah seseorang dapat menyampaikan informasi dengan jelas
· Setelah itu sampaikan “10 Ciri-ciri Pendengar yang Baik”
DAFTAR PUSTAKA
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/18705/1/har-jan2008-2%20%286%29.pdf
http://www.scribd.com/doc/3322974/EFEKTIFITAS-KOMUNIKASI-ORGANISASI
http://rumakom.wordpress.com/2008/05/30/tentang-saluran-komunikasi-formal/
http://www.scribd.com/doc/17403518/pengertian-komunikasi
MOTIVASI
Pengertian Motivasi
sebuah alasan atau dorongan seseorang untuk bertindak. Orang yang tidak mau bertindak sering kali disebut tidak memiliki motivasi. Alasan atau dorongan itu bisa datang dari luar maupun dari dalam diri. Sebenarnya pada dasarnya semua motivasi itu datang dari dalam diri, faktor luar hanyalah pemicu munculnya motivasi tersebut. Motivasi dari luar adalah motivasi yang pemicunya datang dari luar diri kita,
Sementara meotivasi dari dalam ialah motivasinya muncul dari inisiatif diri kita
Pandangan Motivasi Dalam Organisasi :
Pengertian dan Pandangan Motivasi Dalam Organisasi
Motivasi seperti yang telah disebutkan diatas, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya, yang selanjutnya akan menentukan efektifitas manajer. Ada dua factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu kemampuaan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal disebut prestasi peranan. Dimana antara motivasi, kemampuan dan presepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.
Teori – teori motivasi
Teori isi : Profil kebutuhan yang dimiliki oleh seseorang yang mendasari perilakunya.
Teori Proses : Proses yang terjadi dalam pikiran seseorang yang pada akhirnya membuat orang menampilkan tingkah laku
DAFTAR PUSTAKA :
http://dillahexclusive.blogspot.com/2010/12/motivasi.html
google.com
sebuah alasan atau dorongan seseorang untuk bertindak. Orang yang tidak mau bertindak sering kali disebut tidak memiliki motivasi. Alasan atau dorongan itu bisa datang dari luar maupun dari dalam diri. Sebenarnya pada dasarnya semua motivasi itu datang dari dalam diri, faktor luar hanyalah pemicu munculnya motivasi tersebut. Motivasi dari luar adalah motivasi yang pemicunya datang dari luar diri kita,
Sementara meotivasi dari dalam ialah motivasinya muncul dari inisiatif diri kita
Pandangan Motivasi Dalam Organisasi :
Pengertian dan Pandangan Motivasi Dalam Organisasi
Motivasi seperti yang telah disebutkan diatas, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya, yang selanjutnya akan menentukan efektifitas manajer. Ada dua factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu kemampuaan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal disebut prestasi peranan. Dimana antara motivasi, kemampuan dan presepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.
Teori – teori motivasi
Teori isi : Profil kebutuhan yang dimiliki oleh seseorang yang mendasari perilakunya.
Teori Proses : Proses yang terjadi dalam pikiran seseorang yang pada akhirnya membuat orang menampilkan tingkah laku
DAFTAR PUSTAKA :
http://dillahexclusive.blogspot.com/2010/12/motivasi.html
google.com
PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA
Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer.
Proses Penyusunan PersonaliaProses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:
1.Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.
2.Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.
3.Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
4.Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.
5.Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.
6.Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan – tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
7.Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.8.Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Suatu organisasi tidak bisa menunggu orang – orang yang mereka butuhkan untuk posisi tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan dimana menemukan orang – orang yang dicari di masa depan. Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam pencapaian organisasi. Ada 3 bagian perencanaan personalia :1.Penentuan jabatan yang harus di isi, kemampuan karyawan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.2.Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.3.Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
Penarikan dan Seleksi Karyawan
Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.
Penarikan Personalia
Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit. Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang tersedia. Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara yang lebih mendalam
5. Pemeriksaan referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi8. Orientasi jabatan
Latihan dan Pengembangan Karyawan
Karyawan baru biasanya telah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan. Hal itu mereka dapat dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang berbuah kemampuan dan kecakapan tertentu. Manajer harus memulai dengan kondisi yang sekarang untuk membuat karyawan lebih produktif.Latihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai tujuan. Latihan digunakan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan – ketrampilan dan teknik peleksanaan pekerjaan tertentu. Pengembangan meliputi peningkatan kemampuan, sikap dan sifat kepribadian. Pengembangan dapat terjadi secara formal atau informal.Pengembangan karyawan sangat dibutuhkan bagi individu atau organisasi. Akibat dari pertumbuhan dan perkembangan organisasi adalah organisasi harus mengeluarkan biaya pengembangan karyawannya, dan juga ‘harga’ yang harus dibayar karena pemborosan, pekerjaan yang buruk, keluhan dan rotasi karyawan.Hasil dari pengembangan adalah meningkatka kepuasan kerja karyawan, karyawan menjadi lebih percaya diri, dan juga memberi nilai tambah bagi masyarakat dan rekan kerja. Manusia seharusnya tidak boleh berhenti belajar karena belajar adalah suatu proses seumur hidup. Maka, pengembangan karyawan harus dinamis dan berkesinambungan.
Metoda – Metoda Latihan dan Pengembangan Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan konsep ‘on the job’ dan ‘off the job’.•Metoda ‘on the job’ (yang biasa digunakan)
1.Coaching (atasan memberi arahan pada bawahan dalam pekerjaan rutin mereka)
2.Planned progression (pemindahan karyawan dalam saluran yang ditentukan melalui tingkatan organisasi yang berbeda)
3.Rotasi jabatan ( pemindahan karyawan melalui jabatan – jabatan yang bervariasi)
4.Penugasan sementara (bawahan ditetapkan pada posisi manajemen tertentu dengan jangka waktu yang ditetapkan)
5. Sistem penilaian prestasi formal
Banyak perusahaan besar memperoleh manfaat dengan program pengembangan ‘on the job’. Adapun pengembangan ‘off the job’ dilakukan dengan cara:
1.Program – program pengembangan ekslusif (para manajer berpartisipasi dalam program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajaran lainnya)
2.Latihan laboratorium (seseorang belajar menjadi lebih sensitive terhadap orang lain, lingkungan, dsb.)
3.Pengembangan organisasi (mengutamakan tentang perubahan, pertumbuhan dan pengembangan total organisasi)
Pemberian Kompensasi Pada Karyawan
Kompensasi adalah pemberian finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan motivator untuk melaksanakan pekerjaan yang akan dating. Hal ini adalah masalah yang membingungkan bagi personalia karena mempengaruhi sudut pandangan para karyawan.
Penetuan KompensasiTiga faktor penentu praktek mnajemen dan kebijaksanaan :
1.Kesediaan membayar. (memberi upah secara adil adalah pernyataan yang tidak berlebihan bagi para manajer. Karena itu manajer, berharap bahwa karyawan bekerja sesuai upah yang mereka terima. Manajer juga harus memotivasi bawahannya agar upah yang lebih dapat mereka terima)
2.Kemampuan membayar. (dalam jangka panjang, realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan finansial dari perusahaan. Faktor penurunan produktivitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan)
3.Perayaratan – persyaratan pembayaran. (dalam jangka pendek, penggajian sangat terganting pada tekanan eksternal, contoh, pemerintah, organisasi karyawan, kondidi permintaan dan penawaran SDM dan pesaing)
sumber : http://dillahexclusive.blogspot.com/2010/12/proses-penyusunan-personalia.html
Proses Penyusunan PersonaliaProses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:
1.Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.
2.Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.
3.Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
4.Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.
5.Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.
6.Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan – tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
7.Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.8.Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Suatu organisasi tidak bisa menunggu orang – orang yang mereka butuhkan untuk posisi tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan dimana menemukan orang – orang yang dicari di masa depan. Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam pencapaian organisasi. Ada 3 bagian perencanaan personalia :1.Penentuan jabatan yang harus di isi, kemampuan karyawan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.2.Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.3.Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
Penarikan dan Seleksi Karyawan
Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.
Penarikan Personalia
Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit. Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang tersedia. Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara yang lebih mendalam
5. Pemeriksaan referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi8. Orientasi jabatan
Latihan dan Pengembangan Karyawan
Karyawan baru biasanya telah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan. Hal itu mereka dapat dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang berbuah kemampuan dan kecakapan tertentu. Manajer harus memulai dengan kondisi yang sekarang untuk membuat karyawan lebih produktif.Latihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai tujuan. Latihan digunakan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan – ketrampilan dan teknik peleksanaan pekerjaan tertentu. Pengembangan meliputi peningkatan kemampuan, sikap dan sifat kepribadian. Pengembangan dapat terjadi secara formal atau informal.Pengembangan karyawan sangat dibutuhkan bagi individu atau organisasi. Akibat dari pertumbuhan dan perkembangan organisasi adalah organisasi harus mengeluarkan biaya pengembangan karyawannya, dan juga ‘harga’ yang harus dibayar karena pemborosan, pekerjaan yang buruk, keluhan dan rotasi karyawan.Hasil dari pengembangan adalah meningkatka kepuasan kerja karyawan, karyawan menjadi lebih percaya diri, dan juga memberi nilai tambah bagi masyarakat dan rekan kerja. Manusia seharusnya tidak boleh berhenti belajar karena belajar adalah suatu proses seumur hidup. Maka, pengembangan karyawan harus dinamis dan berkesinambungan.
Metoda – Metoda Latihan dan Pengembangan Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan konsep ‘on the job’ dan ‘off the job’.•Metoda ‘on the job’ (yang biasa digunakan)
1.Coaching (atasan memberi arahan pada bawahan dalam pekerjaan rutin mereka)
2.Planned progression (pemindahan karyawan dalam saluran yang ditentukan melalui tingkatan organisasi yang berbeda)
3.Rotasi jabatan ( pemindahan karyawan melalui jabatan – jabatan yang bervariasi)
4.Penugasan sementara (bawahan ditetapkan pada posisi manajemen tertentu dengan jangka waktu yang ditetapkan)
5. Sistem penilaian prestasi formal
Banyak perusahaan besar memperoleh manfaat dengan program pengembangan ‘on the job’. Adapun pengembangan ‘off the job’ dilakukan dengan cara:
1.Program – program pengembangan ekslusif (para manajer berpartisipasi dalam program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajaran lainnya)
2.Latihan laboratorium (seseorang belajar menjadi lebih sensitive terhadap orang lain, lingkungan, dsb.)
3.Pengembangan organisasi (mengutamakan tentang perubahan, pertumbuhan dan pengembangan total organisasi)
Pemberian Kompensasi Pada Karyawan
Kompensasi adalah pemberian finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan motivator untuk melaksanakan pekerjaan yang akan dating. Hal ini adalah masalah yang membingungkan bagi personalia karena mempengaruhi sudut pandangan para karyawan.
Penetuan KompensasiTiga faktor penentu praktek mnajemen dan kebijaksanaan :
1.Kesediaan membayar. (memberi upah secara adil adalah pernyataan yang tidak berlebihan bagi para manajer. Karena itu manajer, berharap bahwa karyawan bekerja sesuai upah yang mereka terima. Manajer juga harus memotivasi bawahannya agar upah yang lebih dapat mereka terima)
2.Kemampuan membayar. (dalam jangka panjang, realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan finansial dari perusahaan. Faktor penurunan produktivitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan)
3.Perayaratan – persyaratan pembayaran. (dalam jangka pendek, penggajian sangat terganting pada tekanan eksternal, contoh, pemerintah, organisasi karyawan, kondidi permintaan dan penawaran SDM dan pesaing)
sumber : http://dillahexclusive.blogspot.com/2010/12/proses-penyusunan-personalia.html
PENGERTIAN WEWENANG,KEKUASAAN DAN PENGARUH
Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya
kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian.
Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa
wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi
Secara umum ada dua bentuk kekuasaan:
1. Pertama kekuasaan pribadi, kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan
pada seberapa besar pengikut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin.
2. Kedua kekuasaan posisi, kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi.
Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.
Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.
Struktur lini dan staff
Organisasi Lini dan Staf : staf merupakan individu atau kelompok dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan terhadap fungsi lini. Karyawan staf atau staf departemen tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama organisasi atau departemen.
Struktur Lini dan Staff – meskipun struktur lini sesuai untuk kebanyakan organisasi, khususnya organisasi yang kecil, tapi tidak efektif untuk organisasi yang lebih besar. Dimana struktur organisasi lini dan staff memainkan perannya. Lini dan struktur menggabungkan struktur lini dimana informasi dan persetujuan berasal dari atas ke bawah, dengan dukungan dan spesialisasi staf departemen. Stuktur organisasi lini dan staff lebih terpusat. Manajer lini dan staff memiliki otoritas pada bawahannya. Pada jenis stuktur organiasai ini, proses pengambilan keputusan menjadi lebih lambat karena lapisan dan panduan yang tipikal, dan jangan melupakan formalitas didalamnya.
Wewenang lini,staff dan fungsional.
Dimiliki oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara
langsung. Dalam bagan organisasi, wewenang lini digambarkan oleh garis yang menghubungkan
manajemen puncak sampai ke manajemen tingkat bawah.
Wewenang Staff
Dilakukan oleh orang atau kelompok orang yang memberikan jasa atau nasehat kepada manajer lini. Staff ahli biasannya merupaka istilah yang menggambarkan posisi tersebut. Staff ahli memberikan nasehat berdasarkan keahlian, pengalamana, atau riset dan analisis yang diperlukan,termasuk bantuan pelaksanaan kebijakan, monitor, dan pengendalian.
Wewenang Fungsional
Kadang organisasi mempunyai manajer atau departemen yang mempunyai wewenang fungsional.
Delegasi Wewenang
Dapat diartikan sebagai penugasan wewenang dan tanggung jawab formal organisasi
kepada orang lain, dalam hal ini karyawan. Wewenang dapat didelegasikan sesuai dengan prinsip skalar dari manajemen klasik, yang mengatakan bahwa garis wewenang harus ditetapkan denganjelas dari manajemen puncak sampai karyawan paling bawah. Delegasi wewenang bukan merupakan pelepasan tanggung jawab.
A. Sentralisasi
Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang
berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada
pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.
Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah
dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.
B. Desentralisasi
Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.
Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi,
melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada didaerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkan kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.
daftar pustaka :
http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=Pengertian%2BWewenang%252C%2BKekuasaan%2Bdan%2BPengaruh&source=web&cd=1&ved=0CBcQFjAA&url=http%3A%2F%2Fviyan.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F15113%2F2_WEWENANG%2C%2BDELEGASI%2BDAN%2BDESENTRALISASI.pdf&ei=4SSyToSjCcyjiAf22sX-AQ&usg=AFQjCNEck5jUBwV_X3IWmCY_Bp-_8Bb5sw&cad=rja
kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian.
Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa
wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi
Secara umum ada dua bentuk kekuasaan:
1. Pertama kekuasaan pribadi, kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan
pada seberapa besar pengikut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin.
2. Kedua kekuasaan posisi, kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi.
Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.
Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.
Struktur lini dan staff
Organisasi Lini dan Staf : staf merupakan individu atau kelompok dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan terhadap fungsi lini. Karyawan staf atau staf departemen tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama organisasi atau departemen.
Struktur Lini dan Staff – meskipun struktur lini sesuai untuk kebanyakan organisasi, khususnya organisasi yang kecil, tapi tidak efektif untuk organisasi yang lebih besar. Dimana struktur organisasi lini dan staff memainkan perannya. Lini dan struktur menggabungkan struktur lini dimana informasi dan persetujuan berasal dari atas ke bawah, dengan dukungan dan spesialisasi staf departemen. Stuktur organisasi lini dan staff lebih terpusat. Manajer lini dan staff memiliki otoritas pada bawahannya. Pada jenis stuktur organiasai ini, proses pengambilan keputusan menjadi lebih lambat karena lapisan dan panduan yang tipikal, dan jangan melupakan formalitas didalamnya.
Wewenang lini,staff dan fungsional.
Dimiliki oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara
langsung. Dalam bagan organisasi, wewenang lini digambarkan oleh garis yang menghubungkan
manajemen puncak sampai ke manajemen tingkat bawah.
Wewenang Staff
Dilakukan oleh orang atau kelompok orang yang memberikan jasa atau nasehat kepada manajer lini. Staff ahli biasannya merupaka istilah yang menggambarkan posisi tersebut. Staff ahli memberikan nasehat berdasarkan keahlian, pengalamana, atau riset dan analisis yang diperlukan,termasuk bantuan pelaksanaan kebijakan, monitor, dan pengendalian.
Wewenang Fungsional
Kadang organisasi mempunyai manajer atau departemen yang mempunyai wewenang fungsional.
Delegasi Wewenang
Dapat diartikan sebagai penugasan wewenang dan tanggung jawab formal organisasi
kepada orang lain, dalam hal ini karyawan. Wewenang dapat didelegasikan sesuai dengan prinsip skalar dari manajemen klasik, yang mengatakan bahwa garis wewenang harus ditetapkan denganjelas dari manajemen puncak sampai karyawan paling bawah. Delegasi wewenang bukan merupakan pelepasan tanggung jawab.
A. Sentralisasi
Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang
berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada
pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.
Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah
dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.
B. Desentralisasi
Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.
Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi,
melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada didaerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkan kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.
daftar pustaka :
http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=Pengertian%2BWewenang%252C%2BKekuasaan%2Bdan%2BPengaruh&source=web&cd=1&ved=0CBcQFjAA&url=http%3A%2F%2Fviyan.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F15113%2F2_WEWENANG%2C%2BDELEGASI%2BDAN%2BDESENTRALISASI.pdf&ei=4SSyToSjCcyjiAf22sX-AQ&usg=AFQjCNEck5jUBwV_X3IWmCY_Bp-_8Bb5sw&cad=rja
KOORDINASI
Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Pedoman Koordinasi
Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.
Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece)
di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram berikut ini.
Lebih lanjut Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seorang pemimpin dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya:
Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
ü Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
ü Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
ü Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
ü Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
ü Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
ü Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
ü Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
ü Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
ü Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
DAFTAR PUSTAKA
www. Google.com
www.juwita.staffsite.gunadarma.ac.id
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Pedoman Koordinasi
Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.
Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece)
di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram berikut ini.
Lebih lanjut Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seorang pemimpin dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya:
Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
ü Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
ü Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
ü Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
ü Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
ü Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
ü Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
ü Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
ü Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
ü Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
DAFTAR PUSTAKA
www. Google.com
www.juwita.staffsite.gunadarma.ac.id
DEPARTEMENTASI (DEPARTEMENTASI FUNGSIONAL - DEPARTEMENTASI DEVISIONAL - ORGANISASI PROYEK DAN MATRIK)
Pengertian Departementasi
Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi.
macam-macam bentuk Departementasi :
1. Departementasi Fungsional
Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.
2. Departementasi Devisional
Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
Struktur Organisasi Proyek
Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.
Struktur Organisasi Matriks
Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang.
sumber : http://vivitardyansah.blogspot.com/2010/12/pengertian-pengorganisasian.html
Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi.
macam-macam bentuk Departementasi :
1. Departementasi Fungsional
Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.
2. Departementasi Devisional
Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
Struktur Organisasi Proyek
Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.
Struktur Organisasi Matriks
Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang.
sumber : http://vivitardyansah.blogspot.com/2010/12/pengertian-pengorganisasian.html
STRUKTUR ORGANISASI ( PEMBAGIAN KERJA DAN BENTUK-BENTUK ORGANISAI)
pengertian struktur organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
pembagian kerja
Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:
Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.
Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.
Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.
Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.
Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.
Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:
Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.
Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.
Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.
Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.
BENTUK-BENTUK ORGANISASI
1. ORGANISASI FUNGSIONAL
Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
2. ORGANISASI FUNGSIONAL DAN GARIS
Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
3. ORGANISASI KOMITE
Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajement.
4. ORGANISASI GARIS DAN STAFF
Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.
5. ORGANISASI MATRIX
Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan
DAFTAR PUSTAKA :
http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/03/01/pedoman-dalam-pembagian-kerja/
http://vivitardyansah.blogspot.com/2010/12/pengertian-pengorganisasian.html
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
pembagian kerja
Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:
Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.
Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.
Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.
Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.
Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.
Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:
Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.
Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.
Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.
Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.
BENTUK-BENTUK ORGANISASI
1. ORGANISASI FUNGSIONAL
Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
2. ORGANISASI FUNGSIONAL DAN GARIS
Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
3. ORGANISASI KOMITE
Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajement.
4. ORGANISASI GARIS DAN STAFF
Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.
5. ORGANISASI MATRIX
Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan
DAFTAR PUSTAKA :
http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/03/01/pedoman-dalam-pembagian-kerja/
http://vivitardyansah.blogspot.com/2010/12/pengertian-pengorganisasian.html
PENGORGANISASIAN ( PENGERTIAN PENGORGANISASIAN DAN TEORI - TEORI ORGANISASI )
Pengertian Pengorganisasian.
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi
definisi menurut beberapa ahli :
1. Organisasi Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
TEORI - TEORI ORGANISASI
Dibawah ini merupakan tentang perkembangan teori organisasi:
1.TEORI ORGANISASI KLASIK : Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.
2.TEORI NEOKLASIK : Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”.
3.TEORI MODERN : berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.
sumber : http://vivitardyansah.blogspot.com/2010/12/pengertian-pengorganisasian.html
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi
definisi menurut beberapa ahli :
1. Organisasi Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
TEORI - TEORI ORGANISASI
Dibawah ini merupakan tentang perkembangan teori organisasi:
1.TEORI ORGANISASI KLASIK : Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.
2.TEORI NEOKLASIK : Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”.
3.TEORI MODERN : berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.
sumber : http://vivitardyansah.blogspot.com/2010/12/pengertian-pengorganisasian.html
PEBUATAN KEPUTUSAN (TIPE-TIPE KEPUTUSAN ,PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN DAN KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN (PEMBUATAN KEPUTUSAN)
Keputusan (decision) merupakan pilihan yang dibuat dari beberapa alternative yang tersedia.
Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan meraih sasaran. Dengan demikian setiap manajer harus menajamkan ketrampilan dalam membuat keputusan. Pertumbuhan, kemakmuran atau atau kegagalan suatu perusahaan merupakan hasil dari keputusan yang dibuat oleh para manajer. Membuat keputusan bukanlah hal yang mudah. Keputusan harus dilakukan ditengah berbagai factor yang terus berubah, ketidakjelasan informasi dan dan aneka pandangan yang bertentangan.
tipe-tipe keputusan :
1. Keputusan terprogram (programmed decision)
Keputusan yang dibuat untuk menangani situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga pembuat keputusan dapat membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk diterapkan di masa depan. Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika persediaan berada pada level tertentu.
2. Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision)
Keputusan yang dibuat dalam menanggapi situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur serta menimbulkan konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya begitu besar dan keputusan merupakan hal yang sangat kompleks.
3 Keputusan setengah terprogram
Keputusan yang sebagian dapat deprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci
Langkah-langkah pengambilan keputusan ( proses pembuatan keputusan )
1. Pengakuan terhadap persyaratan keputusan
Para manager menghadapi persyaratan keputusan baik dalam bentuk masalah maupun kesempatan. Suatu masalah terjadi ketika pencapaian organisasional kurang dari sasaran yang ditetapkan.
Kesadaran terhadap masalah/kesempatan adalah langkah pertama dalam mengambil keputusan dan membutuhkan pengamatan lingkungan internal dan eksternal bagi isu-isu yang membutuhkan perhatian eksekutif.
2. Diagnosis dan analisis penyebab
Ketika masalah dan kesempatan telah menarik perhatian manager, pemahaman situasi harus diperjelas. Diagnosis adalah salah satu langkah dalam proses pengambilan keputusan.
3. Pengembangan altrnatif
Pada saat masalah atau kesempatan telah dapat dikenali dan dianalisis, pembuat keputusan mulai mempertimbangkan untuk melakukan tindakan yang diperlukan. Langkah berikutnya adalah menghasilkan alternative solusi yang mungkin dapat menanggapi kebutuhan situasi dan memperbaiki sebab-sebab yang mendasari.
4. Pemilihan alternative yang diharapkan
Ketika beberapa alternative telah dikembangkan, harus dipilih salah satunya. Keputusan pilihan adalah seleksi yang paling menjanjikan dari beberapa alternative tindakan. Alternative terbaik menyediakan solusi terbaik sesuai dengan sasaran menyeluruh dan nilai-nilai organisasi serta dapat mencapai hasil yang diharapkan dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin.
5. Implementasi alternative yang dipilih
Termasuk dalam tahap implementasi adalah penggunaan kemampuan manajerial, administrative, dan persuasive untuk meyakinkan alternative yang dipilih dapat dikerjakan.
KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN
Konsep peran serta dalam pengambilan keputusan mula-mula diperkenalkan oleh French et al.(1960), ketika mengatakan bahwa peran serta menujukan suatu proses antara dua atau lebih pihak yang mempengaruhi satu terhadap yang lainnya dalam membuat rencana, kebijakan, dan keputusan. Peran serta bawahan dalam mengambil keputusan sesungguhnya lahir dari desakan kebutuhan psikologis yang mendasar pada setiap individu.
Keinginan untuk berperan serta menurut Archbold (1976) didorongkan oleh kebutuhan akan hasrat akan kekuasaan, ingin memperoleh pengakuan, dan hasrat untuk bergantung pada orang lain, tetapi juga sebaliknya tempat orang bergantung. Pentingnya peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan juga diakui oleh Alutto dan Belasco (1972), karena dengan demikian ada jaminan bahwa pemeran serta(karyawan) tetap mempunyai kontrol atas keputusan-keputusan yang diambil. Apabila pemeran serta tidak dapat mengontrolnya, maka organisasi akan mengalami kerugian, sama dengan tidak ada peran serta sama sekali.
Para menejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan para bawahannya, keterlibatan ini dapat formal seperti pengguanaan kelompok dalam pembuatan keputusan; atau informal seperti permintaan akan gagasan-gagasan.
Bantuan para bawahan dapat terjadi pada setiap tahap proses pembuatan keputusan. Bermacam-macam bentuk peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan telah diperkenalkan oleh sejumlah penulis. Seprti Cotton et al. (1988) yang mencoba mengadakan penelitian terhadap berbagai karya tulis tersebut dengan mengumpulkan lebih dari 400 artikel tentang peran serta dalam pengambilan keputusan. Dimana setiap artikel itu diklasifikasikan ke dalam lima sifat peran serta, yaitu ; formal-tidak formal, langsung-tidak langsung, tingkat pengaruhnya isi dari keputusan, dan jangka waktunya singkat atau lama. Dari lima sifat peran serta itu dengan memperhatikan berbagai bentuk peran serta yang tersedia dalam kepustakaan, dirumuskanlah enam kombinasi bentuk peran serta, yaitu:
(1) Peran serta pengambilan keputusan dalam bidang tugas,
(2) Peran serta konsultatif,
(3) Peran serta jangka pendek,
(4) peran serta informal,
(5) Hak milik karyawan,
(6) Peran serta perwakilan.
daftar pustaka :
http://bomeey89.blogspot.com/2010/05/pengambilan-keputusan-manajerial.html
http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:m77jCivXo30J:d_ikasari.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/10105/konsep%2Bpengambilan%2Bkeputusan.doc+tipe-tipe+keputusan+manajemen&hl=id&gl=id&pid=bl&srcid=ADGEESjwVf5NLQYVuIihUgsRDWjaAAq77i4jj20oSwDdiGpCiY9jNRU9CxI2cRst-3sJufwNOIgt7JXlDhwJu9joZwZNx_f1imqr917h_hf5bWWoX-QEDNuFz6PY_xQjF-QHpZhxHaat&sig=AHIEtbTgDOMli9TAW283uC4VYV_6pYSltQ
http://www.scribd.com/doc/29469663/MAKALAH-KEPUTUSAN
Keputusan (decision) merupakan pilihan yang dibuat dari beberapa alternative yang tersedia.
Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan meraih sasaran. Dengan demikian setiap manajer harus menajamkan ketrampilan dalam membuat keputusan. Pertumbuhan, kemakmuran atau atau kegagalan suatu perusahaan merupakan hasil dari keputusan yang dibuat oleh para manajer. Membuat keputusan bukanlah hal yang mudah. Keputusan harus dilakukan ditengah berbagai factor yang terus berubah, ketidakjelasan informasi dan dan aneka pandangan yang bertentangan.
tipe-tipe keputusan :
1. Keputusan terprogram (programmed decision)
Keputusan yang dibuat untuk menangani situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga pembuat keputusan dapat membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk diterapkan di masa depan. Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika persediaan berada pada level tertentu.
2. Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision)
Keputusan yang dibuat dalam menanggapi situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur serta menimbulkan konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya begitu besar dan keputusan merupakan hal yang sangat kompleks.
3 Keputusan setengah terprogram
Keputusan yang sebagian dapat deprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci
Langkah-langkah pengambilan keputusan ( proses pembuatan keputusan )
1. Pengakuan terhadap persyaratan keputusan
Para manager menghadapi persyaratan keputusan baik dalam bentuk masalah maupun kesempatan. Suatu masalah terjadi ketika pencapaian organisasional kurang dari sasaran yang ditetapkan.
Kesadaran terhadap masalah/kesempatan adalah langkah pertama dalam mengambil keputusan dan membutuhkan pengamatan lingkungan internal dan eksternal bagi isu-isu yang membutuhkan perhatian eksekutif.
2. Diagnosis dan analisis penyebab
Ketika masalah dan kesempatan telah menarik perhatian manager, pemahaman situasi harus diperjelas. Diagnosis adalah salah satu langkah dalam proses pengambilan keputusan.
3. Pengembangan altrnatif
Pada saat masalah atau kesempatan telah dapat dikenali dan dianalisis, pembuat keputusan mulai mempertimbangkan untuk melakukan tindakan yang diperlukan. Langkah berikutnya adalah menghasilkan alternative solusi yang mungkin dapat menanggapi kebutuhan situasi dan memperbaiki sebab-sebab yang mendasari.
4. Pemilihan alternative yang diharapkan
Ketika beberapa alternative telah dikembangkan, harus dipilih salah satunya. Keputusan pilihan adalah seleksi yang paling menjanjikan dari beberapa alternative tindakan. Alternative terbaik menyediakan solusi terbaik sesuai dengan sasaran menyeluruh dan nilai-nilai organisasi serta dapat mencapai hasil yang diharapkan dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin.
5. Implementasi alternative yang dipilih
Termasuk dalam tahap implementasi adalah penggunaan kemampuan manajerial, administrative, dan persuasive untuk meyakinkan alternative yang dipilih dapat dikerjakan.
KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN
Konsep peran serta dalam pengambilan keputusan mula-mula diperkenalkan oleh French et al.(1960), ketika mengatakan bahwa peran serta menujukan suatu proses antara dua atau lebih pihak yang mempengaruhi satu terhadap yang lainnya dalam membuat rencana, kebijakan, dan keputusan. Peran serta bawahan dalam mengambil keputusan sesungguhnya lahir dari desakan kebutuhan psikologis yang mendasar pada setiap individu.
Keinginan untuk berperan serta menurut Archbold (1976) didorongkan oleh kebutuhan akan hasrat akan kekuasaan, ingin memperoleh pengakuan, dan hasrat untuk bergantung pada orang lain, tetapi juga sebaliknya tempat orang bergantung. Pentingnya peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan juga diakui oleh Alutto dan Belasco (1972), karena dengan demikian ada jaminan bahwa pemeran serta(karyawan) tetap mempunyai kontrol atas keputusan-keputusan yang diambil. Apabila pemeran serta tidak dapat mengontrolnya, maka organisasi akan mengalami kerugian, sama dengan tidak ada peran serta sama sekali.
Para menejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan para bawahannya, keterlibatan ini dapat formal seperti pengguanaan kelompok dalam pembuatan keputusan; atau informal seperti permintaan akan gagasan-gagasan.
Bantuan para bawahan dapat terjadi pada setiap tahap proses pembuatan keputusan. Bermacam-macam bentuk peran serta bawahan dalam pengambilan keputusan telah diperkenalkan oleh sejumlah penulis. Seprti Cotton et al. (1988) yang mencoba mengadakan penelitian terhadap berbagai karya tulis tersebut dengan mengumpulkan lebih dari 400 artikel tentang peran serta dalam pengambilan keputusan. Dimana setiap artikel itu diklasifikasikan ke dalam lima sifat peran serta, yaitu ; formal-tidak formal, langsung-tidak langsung, tingkat pengaruhnya isi dari keputusan, dan jangka waktunya singkat atau lama. Dari lima sifat peran serta itu dengan memperhatikan berbagai bentuk peran serta yang tersedia dalam kepustakaan, dirumuskanlah enam kombinasi bentuk peran serta, yaitu:
(1) Peran serta pengambilan keputusan dalam bidang tugas,
(2) Peran serta konsultatif,
(3) Peran serta jangka pendek,
(4) peran serta informal,
(5) Hak milik karyawan,
(6) Peran serta perwakilan.
daftar pustaka :
http://bomeey89.blogspot.com/2010/05/pengambilan-keputusan-manajerial.html
http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:m77jCivXo30J:d_ikasari.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/10105/konsep%2Bpengambilan%2Bkeputusan.doc+tipe-tipe+keputusan+manajemen&hl=id&gl=id&pid=bl&srcid=ADGEESjwVf5NLQYVuIihUgsRDWjaAAq77i4jj20oSwDdiGpCiY9jNRU9CxI2cRst-3sJufwNOIgt7JXlDhwJu9joZwZNx_f1imqr917h_hf5bWWoX-QEDNuFz6PY_xQjF-QHpZhxHaat&sig=AHIEtbTgDOMli9TAW283uC4VYV_6pYSltQ
http://www.scribd.com/doc/29469663/MAKALAH-KEPUTUSAN
PENETAPAN TUJUAN (MISI DAN TUJUAN ORGANISASI,FUNGSI TUJUAN ,MANAGEMEN BY OBJECTIVE (MBO)
Misi Dan Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
· Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
· Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
2 unsur penting tujuan adalah :
1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.
Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi
· Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
· Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
· Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
· Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
· Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
Tipe-Tipe Tujuan
Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang berkepantingan” , yaitu :
· Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat
· Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis
· Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil
· Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi
· Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain
Proses Penetapan Tujuan
Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :
· Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
· Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
· Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
· Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik
· Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
· Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
Bidang-Bidang Tujuan
Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan harus menetapkan tujuan :
· Posisi Pasar
· Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan keuangan) dengan keluaran organisasi
· Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku
· Profitabilitas
· Inovasi
· Prestasi dan Sikap Karyawan
· Prestasi dan Pengembangan Manajer
· Tanggung Jawab Sosial dan Publik
Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan
Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang berganda untuk memnihi permintaan “trade off” dari berbagai pihak berkepentingan yang terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya, sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut. Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan / campuran optimum tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi.
Perumusan Tujuan
Tujuan dirumuskan dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam operasi organisasi. Perumusan tujuan merupakan Hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak / himpunan berbagai tujuan individu dan organisasi.
Agar perumusan tujuan efektif manajer perlu memperhatikan beberapa ketentuan sebagao berikut :
· Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan
· Manajer puncak (sebagai perumus tujuan umum) hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih rendah
· Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungn internal dan eksternal
· Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota organisasi
· Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh pelaksana
· Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
· Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan telah ditetapkan.
MANAGEMEN BY OBJECTIVE (MBO) oleh Peter Drucker :
Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.
Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.
MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :
1. Pendidikan dan pelatihan bagai manajer
2. Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi
3. Pelaksanaan umpan balik secara efektif
4. Didorong adanya peserta dari bawahan
Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah : Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan
Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur
Kekuatan Dan Kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan program MBO :
· Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
· Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran
· Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
· Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
· Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu
Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :
Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja
Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :
· Gaya dan dukungan manajemen
· Penyesuaian dan perubagan MBO
· Keterampilan- Keterampilan antar pribadi
· Deskripsi jabatan
· Penetapan dan pengorganisasian tujuan
· Pengawasan metoda pencapaian tujuan
· Konflik anatara kreativitas dan MBO
Daftar pustaka :
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
· Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
· Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
2 unsur penting tujuan adalah :
1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.
Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi
· Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
· Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
· Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
· Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
· Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
Tipe-Tipe Tujuan
Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang berkepantingan” , yaitu :
· Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat
· Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis
· Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil
· Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi
· Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain
Proses Penetapan Tujuan
Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :
· Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
· Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
· Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
· Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik
· Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
· Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
Bidang-Bidang Tujuan
Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan harus menetapkan tujuan :
· Posisi Pasar
· Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan keuangan) dengan keluaran organisasi
· Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku
· Profitabilitas
· Inovasi
· Prestasi dan Sikap Karyawan
· Prestasi dan Pengembangan Manajer
· Tanggung Jawab Sosial dan Publik
Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan
Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang berganda untuk memnihi permintaan “trade off” dari berbagai pihak berkepentingan yang terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya, sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut. Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan / campuran optimum tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi.
Perumusan Tujuan
Tujuan dirumuskan dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam operasi organisasi. Perumusan tujuan merupakan Hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak / himpunan berbagai tujuan individu dan organisasi.
Agar perumusan tujuan efektif manajer perlu memperhatikan beberapa ketentuan sebagao berikut :
· Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan
· Manajer puncak (sebagai perumus tujuan umum) hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih rendah
· Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungn internal dan eksternal
· Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota organisasi
· Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh pelaksana
· Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
· Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan telah ditetapkan.
MANAGEMEN BY OBJECTIVE (MBO) oleh Peter Drucker :
Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.
Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.
MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :
1. Pendidikan dan pelatihan bagai manajer
2. Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi
3. Pelaksanaan umpan balik secara efektif
4. Didorong adanya peserta dari bawahan
Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah : Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan
Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur
Kekuatan Dan Kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan program MBO :
· Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
· Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran
· Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
· Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
· Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu
Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :
Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja
Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :
· Gaya dan dukungan manajemen
· Penyesuaian dan perubagan MBO
· Keterampilan- Keterampilan antar pribadi
· Deskripsi jabatan
· Penetapan dan pengorganisasian tujuan
· Pengawasan metoda pencapaian tujuan
· Konflik anatara kreativitas dan MBO
Daftar pustaka :
Langganan:
Postingan (Atom)